Кейс компании «Главбух Ассистент»

Учет и отчетность — то, без чего не может работать ни одна компания, даже если в ней всего 15 сотрудников. При этом самому бизнесу это не приносит никаких профитов — остается просто смириться. Предприниматели решают вопрос по-разному: кто-то нанимает штатных бухгалтеров и кадровиков (и теряет деньги), кто-то пользуется сервисами от банков (и тратит на работу с документами собственное время). В начале 2018 года медиахолдинг «Актион-МЦФЭР» решил избавить предпринимателей от «головной боли» с отчетностью, рисков и бессмысленной траты денег на штатных специалистов. Для этого руководители диверсифицировали бизнес и инвестировали в компанию «Главбух Ассистент» — технологичный аутсорсинг бухгалтерии. Конкуренция невероятно высока: в России работают около 8 тыс. аутсорсинговых компаний и примерно 100 тыс. приходящих бухгалтеров, а весь рынок — это 3-4 млн компаний. Как выделиться среди множества конкурентов и в первый же год работы преодолеть отметку в 1 тыс. клиентов, Inc. рассказал руководитель «Главбух Ассистент» Сергей Кравченко.

Для отбора и повышения квалификации бухгалтеров мы внедрили систему грейдов. Каждые полгода бухгалтеры «Главбух Ассистент» проходят серьезную аттестацию в «Высшей школе «Главбух». Это признанный бухгалтерским сообществом обучающий проект нашего инвестора «Актион-МЦФЭР». По итогам каждой аттестации грейд специалиста повышается или понижается. К работе с клиентами допускаем только сотрудников с высокими грейдами.

Обучение внутри компании позволяет контролировать экспертность. Под каждый грейд собран отдельный спецкурс. В бухгалтерии есть операции разной степени сложности, и мы готовим специалистов под каждую.

Оценка работы бухгалтеров тоже происходит внутри компании, и это делается ежедневно. Есть отдельная структура, которая занимается оценкой эффективности бухгалтерского аутсорсинга. Там работают самые крутые эксперты, перед которыми стоит только одна задача: каждый день улучшать бизнес-процессы.

Очень сложно найти бухгалтеров, которые одновременно являются экспертами и хорошими продажниками. То есть специалистов, которые смогут и рассказать все о продукте, и реально помочь клиенту. Таких людей мы находим по всей России.

Автоматизация бизнес-процессов тоже помогла снизить стоимость услуг. В том, что «Главбух Ассистент» — часть холдинга, есть много преимуществ. Сейчас в «Актион-МЦФЭР» входят 19 справочных систем, 10 сервисов, 21 образовательный продукт и 98 журналов для бухгалтеров, юристов, кадровиков и финдиректоров. И все это — в нашем распоряжении. Клиентам «Главбух Ассистент» доступны качественные сервисы, которые нам не пришлось разрабатывать самим и тратить на это деньги. Например, бухгалтерский и налоговый профиль организации-клиента в «Главбух 24х7» (учетная программа «Актион-МЦФЭР») автоматически сопоставляется с 12-миллионной базой налоговых кейсов в справочной «Системе Главбух» — другом продукте «Актион-МЦФЭР». Результат — максимально точные и проверенные на практике подсказки по оптимизации налогов. Сегодня люди выполняют 70% работы в «Главбух Ассистент», автоматизированные сервисы — 30%. Мы стремимся к соотношению 50% на 50%.

Мы в течение суток самостоятельно гасим штрафы. Бухгалтер, даже наш, может ошибиться, но мы решаем этот вопрос, что бы ни произошло. Наша ответственность застрахована на 100 млн руб. Мы не дожидаемся официальных выплат от страховой, а возмещаем потери за счет собственных средств в течение 24 часов. После этого закрываем вопрос со страховой — это наша забота, а не клиента.

Сейчас к запуску готовится наш собственный сервис проверки контрагентов. Там будет выстроена система «алармов» — оперативных оповещений. Например, есть компания и у нее 30 партнеров. И тут у одной компании-партнера меняется учредитель — что-то произошло. Предприниматель тут же эту информацию видит, принимает решение и делает что-то, чтобы обезопасить свой бизнес.

Мы себя позиционируем как сервис 24/7 — мы не болеем, не уходим в декрет и не уезжаем в отпуск. Это стало возможно благодаря кластерной структуре. В каждом кластере есть руководитель, это эксперт высшей категории. И есть еще 7 взаимозаменяемых главных бухгалтеров. То есть наши сотрудники тоже могут заболеть или уйти в декрет, но на работу с клиентом это не должно никак влиять. Кластеры нужны именно для этого.

Не секрет, что налоговая иногда рассылает запросы просто так. Например, запрашивает определенные документы у всех розничных магазинов. И не факт, что на полученный запрос предприниматель вообще должен отвечать, но оставлять такие запросы без внимания тоже нельзя — это может закончиться блокировкой счета. Чтобы написать грамотный ответ, нужен профессиональный бухгалтер.

Мы помогаем легально снизить налоги. Многие предприниматели просто не знают о налоговых льготах, которые им полагаются. Но нужно понимать: когда предприниматель решает воспользоваться специальным режимом налогообложения и у него появляется 2 режима, количество бухгалтерской работы увеличивается в разы. Он экономит на налогах, но без бухгалтера не обойтись. Если предприниматель не может себе позволить взять бухгалтера в штат, ему нужен аутсорсинг.

Однажды мы провели десятки глубинных интервью с клиентами, и оказалось, что весь наш годовой план по продукту не полностью соответствует их ожиданиям. При этом клиенты огромное удовольствие получали от этих интервью: они были рады, что им позвонили и спросили, что именно нужно. Это самый простой способ найти возможности для развития. Мы отобрали приблизительно 30 фич, которые были нужны клиентам, расставили приоритеты и придумали, как именно будем их разрабатывать.

Благодаря интеграции с мессенджерами клиенты могут использовать привычный интерфейс — WhatsApp, Telegram, Viber или Skype. Это был один из популярных запросов клиентов. Интеграцию мы сделали за 4 недели, потратив на это около 600 тыс. руб., а эффект оказался колоссальный. Фактически весь учет предприниматель может вести в привычном для него мессенджере.

Мы сделали удобное приложение и стали предоставлять его вместе со смартфоном, чтобы клиенты привыкали. Однажды мы получили письмо: «У меня кнопочный телефон, поэтому не переводите меня на ваше приложение, пожалуйста». Поэтому мы интегрировали скайп для тех клиентов — а такие есть среди предпринимателей, — которые пользуются компьютером и не пользуются смартфоном. Сейчас мы предоставляем новым клиентам бизнес-комплект: наше приложение плюс смартфон.

Наше приложение нужно клиентам ежедневно — не раз в неделю, не раз в месяц, а каждый день. Что интересно предпринимателю каждый день? Посчитать свои деньги. Для этого мы решили сделать дашборд (аналитическую доску с виджетами): руководитель может «вытащить» на этот дашборд данные, за которыми он хочет следить. Туда же мы интегрировали банк, которым пользуется клиент. Там же видно, кого компания приняла на работу, кого уволила, то есть можно составить всю картину.

У нас есть клиенты, которым проще разговаривать голосом через Viber и WhatsApp. Они живут за границей, и им неудобно звонить по телефону по работе. Мы прикинули, сколько это будет стоить и сколько займет времени. Оценили перспективность идеи и за 180 тыс. руб. и 3 недели предоставили клиентам такую опцию.