Журнал

«Healthy Food — это не Дима Пронин». Он потерял клиентов, партнёров и 10 млн руб. Что было дальше?

«Healthy Food — это не Дима Пронин». Он потерял клиентов, партнеров и 10 млн рублей. Что было дальше?

Рубрики

О журнале

Соцсети

Напишите нам

Разобраться

Чеклист для тех, кто хочет выигрывать государственные тендеры и не хочет платить штрафы

Чеклист для тех, кто хочет выигрывать государственные тендеры и не хочет платить штрафы
Фото: Getty Images

Казалось бы, чем может отличаться мобильная разработка для госструктур от разработки для всех остальных клиентов? Если коротко — всем. И если вы привыкли работать с бизнесом, перестроиться будет непросто (а поначалу даже больно). У компании 65apps это получилось: скромный digital-продакшн дорос до подрядчика Центрального банка. Вот несколько практических советов и поучительных кейсов для тех, кто хочет пройти этот путь.

Чистая репутация

Сложности в работе с госструктурами начинаются уже на этапе отбора. Когда вы с командой решите участвовать в тендере, его устроители первым делом обратят внимание на то, сколько у вас уже было клиентов. Если меньше трёх, шансов маловато. Государственные структуры не будут брать в расчёт молодых и динамично развивающихся — у компании должны быть история и релевантные проекты (не по масштабу, так по бюджету).

Дальше посмотрят на то, состоите ли вы в котируемых рейтингах. Мы обычно ориентируемся на «Тэглайн»: чем ближе к первому месту, тем выше шанс победить в тендере.

Устроители тендера обычно оценивают все риски сотрудничества, и если вы где-то профакапились — об этом узнают. Изучат всё: налоговую отчётность, задолженности в бюджет, открытую документацию и судебные процессы. Основателей, руководителей и главных бухгалтеров компании проверят «на связи и деньги». Заглянут и в реестр недобросовестных поставщиков услуг — попасть в него легче, чем кажется, а носить это клеймо придется около трёх лет.

Важный совет для тех, кто решил податься на тендер: внимательно прочитайте документацию и договор — не думайте, что можно не обращать внимание на фрагменты, которые вы не поняли, — дайте их почитать юристам. Каждое слово там не просто так. Если выиграете, отказываться от подряда будет чревато: сразу попадёте — правильно! — в реестр недобросовестных подрядчиков.

Соберите документы правильно

Если вы соберёте не все нужные бумаги или неправильно их заполните, компанию могут просто не допустить к участию в тендере. Обычно ответственные за его проведение люди помогают разобраться во всех нюансах (даже могут провести телефонную конференцию). Но проблемы возможны, даже когда вам кажется, что вы всё учли и подготовили. Вот несколько реальных примеров из нашего опыта.

Кейс 1. Несколько лет назад мы впервые готовились к участию в государственном тендере. Много работали, даже по ночам. И вот всё готово, на часах полночь, приём заявок заканчивается утром, мы в офисе доделываем документы, сканируем и загружаем их на тендерную площадку. Ничего не забыли? Да вроде ничего. Но, как это обычно бывает, из нашего внимания выпал маленький пункт про обеспечительный платеж. Внести-то мы его успеваем, но до тендерной площадки в срок деньги просто не дойдут.

Казалось бы, чего там: 0,5 — 5% от суммы контракта, пустите нас, мы всё оплатим. Но нет, заказчик не может продлить сроки подачи, кворум участников уже набран, двери закрываются. Было обидно, зато мы получили урок на всю жизнь.

Кейс 2. Как-то мы работали с одной электронной тендерной площадкой, где все операции делаются в онлайне. Подготовили документы, подали заявку, осталось только подписать. За 2 часа до дедлайна нажимаем кнопку — результата не получаем. Система говорит, что срок действия нашего сертификата истёк. Надо загрузить новый, но прежде — активировать его, за деньги. Привязываем карту — платёж не проходит: «КриптоПро» в Internet Explorer не работает. Спросите, причем тут IE? А вот так, рекомендуемый браузер — по данным тендерной площадки, она нормально работала только в нём.

Что делать? Пытаемся наудачу сделать всё то же самое в Chrome. Работает! Смотрим статус платежа: ждёт одобрения оператором. Начинаем понемногу нервничать (на самом деле, начали мы намного раньше). Звоним в саппорт — одобряют сразу же. Всё, успех? Не совсем. Когда нажимаем на «подписать», система принимает только три документа, по остальным выдаёт ошибку. Здесь можно было начать паниковать, но мы просто жмём на кнопку еще раз — оказывается, система обрабатывает максимум по три файла за раз. Где-то здесь случилась первая седина в бороду. Подписали, отправили. Лично мне не хватило фейерверка на экране — было бы очень в тему.

Кейс 3. К тендеру Банка России готовились уже сильно заранее, но и здесь не обошлось без форс-мажоров. Мы отправили документы с курьером, и сотрудники Центробанка попросили его расписаться за то, что он отдал пакет. Тот пожал плечами и сказал, что ему этого делать нельзя. Лишь через топ-менеджеров компании-доставщика удалось убедить курьера вернуться и передать пакет.

Так что сюрпризов с документами хватает. Поэтому начинайте как можно раньше готовиться к тендеру и внимательно изучайте условия тендерной площадки.

Конечно, не все государственные организации одинаковы и не всегда всё упирается в отправку кипы документов. Например, в одном из выигранных нами тендеров решающей оказалась личная встреча с организаторами (это было одним из условий). Мы внятно ответили на все вопросы, чего не смогли сделать другие участники. Но так бывает не всегда. Если всё упирается в отсылку документов, остается верить, надеяться и ждать.

Как не нарваться на штрафы

При изучении документации обратите особое внимание на пункты о штрафах. Если они в договоре прописаны и вы не уложитесь по срокам сдачи работ всего в один день — вас гарантированно оштрафуют. И договориться не получится: заказчику это нужно для отчётности. При этом штрафы обычно считаются в процентах от суммы контракта и вполне могут доходить до нескольких десятков тысяч в день. И неважно, будут это рабочие будни, выходные или вообще новогодние праздники. Штраф начисляется за каждый календарный день.

Поэтому, если подписываетесь на тендер, будьте готовы либо сдавать все работы в срок, либо раскошеливаться. Будет совсем хорошо, если:

  • у вас есть юрист, который разберет договор по кусочкам и подумает, в каком месте нужно «подстелить соломки»;
  • вы умеете договариваться и какие-то особенно «опасные» места договора выводить в допсоглашения. Правда, организаторы тендера на такое идут не всегда.

Разберитесь в процедуре оплаты

Не у всех компаний хватает оборота, чтобы вытянуть госпроект, ничем не жертвуя. Поэтому стоимость проекта должна учитывать проценты кредита, который вам, возможно, придётся взять.

Иногда постоплата на счёт выигравшей тендер компании может идти вплоть до 180 дней. Так что сразу закладывайте риски просрочки: пеня за неё будет микроскопической, и оплату могут задержать ещё на какой-то срок. Что касается предоплаты, то чаще всего приходится рассчитывать только на 30% — и это уже неплохие условия.

Прежде чем объявить тендер, госкомпании проводят исследование рынка — RFI. Это нужно, чтобы сформировать начальную максимальную цену контракта. Она-то и будет служить потолком в основном тендере.

Сразу закладывайте в ставку деньги на командировки, перелёты и прочие накладные расходы. Компенсировать неучтённые траты потом уже не получится. Если в договоре написано, что заказчик может потребовать выезд специалистов на место, — считайте, что это гарантированно произойдёт.

Работайте «на опережение»

Коммуникация с заказчиками из госсектора тоже имеет свои особенности. Согласование элементарных вещей может растягиваться на недели, а иногда и месяцы.

Поэтому начинайте работать ещё до того, как договор подпишут все инстанции. Иначе можно не уложиться в сроки, а они чётко зафиксированы: написано, что начинаем 1 января, — значит, начинаем 1 января. У такой работы «на опережение» есть и свой плюс: можно в будущем договориться о переносе сроков.

Например, мы работаем по гарантийным письмам — это нормальная практика. Хотите подстраховаться — не отдавайте код до подписания акта. Но опыт показывает, что если тендер выигран и запущен, то вряд ли что-то пойдёт не так по вине заказчика.

Фиксируйте каждый шаг

Госзаказчики обычно диктуют подрядчикам очень жёсткие условия. Поэтому особое внимание уделите технической документации и техзаданию (его составляют уже после заключения договора). Если возникнет спорная ситуация или вас попросят сделать дополнительные функции бесплатно, эти документы могут стать вашим козырем и единственной возможностью отстоять свои интересы.

Мы на одном из проектов практиковали метод управления под названием «государственный scrum». У нас были итерации, демо и вот это всё — но вместе с тем фиксированная стоимость и ТЗ, которое писалось до начала работы. Мы бы с радостью разработали дополнительную функциональность, но бесплатно это делать очень сложно.

Любой scrum предполагает высокую стоимость, поскольку часть работ буквально вырезается, — всё, что не нравится, переделывается. Пока в государственных организациях не изменится подход к разработке IT-продуктов, настоящего скрама не будет. Поэтому любой компании, которая решит осваивать эту территорию, придётся перестраиваться — что не всем под силу.

Ничему не удивляйтесь

Работа с государственными структурами — это отдельная область знаний, но всему можно научиться. Мы быстро поняли, что будем сталкиваться с разными издержками по части согласования и подготовки документов со стороны таких заказчиков. Поэтому в первую очередь взялись за сопровождающие процессы: документооборот, кадровый и бухгалтерский учёт, аккаунтинг, юридическая и финансовая составляющая. Всё с самого начала должно было работать как часы.

Такие изменения выталкивают компанию на абсолютно новый уровень, в совершенно другое качественное состояние. А иначе ходить туда — авантюра.

И ещё. Когда выиграете тендер — прекращайте удивляться. Например, вам вполне могут назначить встречу на следующий день. Никому не будет интересно, что вы сейчас в другом городе и к чему-то не готовы. Но в итоге вы получите колоссальный опыт. После такого уже ничто не будет как прежде.