Нейросети, биометрия и работа онлайн: как экономить на офисе с помощью технологий

Искусственный интеллект для управления ЖКХ, сканирование отпечатков пальцев для контроля за опозданиями, тайм-трекеры для перевода сотрудников на удаленку и современная техника для уменьшения затрат на печать. Как компании могут сократить офисные расходы с помощью новых технологий — в совместном с HP обзоре.

В 2016 году Google на несколько процентов сократила свои расходы на электричество и на 15% увеличила энергоэффективность дата-центров с помощью искусственного интеллекта. Для этого была куплена лаборатория DeepMind, которая разработала нейросеть, регулирующую около 120 параметров. Она следила за энергопотреблением серверов и различного оборудования, за работой системы охлаждения и даже могла открывать и закрывать окна.

На приобретение DeepMind Google, по данным газеты Guardian, в 2014 году потрачено 400 млн фунтов. По расчетам Bloomberg, расходы должны окупиться: если учесть, что в разных штатах компания платит за электричество от $25 до $40 за 1 МВт, даже 10% экономии электроэнергии за несколько лет сбережет Google сотни миллионов долларов.

В 2018 году DeepMind сообщила, что нейросеть достигла еще больших успехов: сейчас она экономит около 30% электроэнергии в месяц.

Если у вас пока нет денег на нейросеть, можно экономить расходы на электроэнергию с помощью нескольких более простых технологий для «умного» дома и офиса:

• выключатели с задержкой времени (экономия до 20% затрат);
• датчики движения (экономия до 45%);
• люминесцентные лампы вместо обычных (до 20%).

Каждый третий россиянин опаздывает на работу — к такому выводу в 2017 году пришли специалисты HeadHunter. По итогам проведенного порталом опроса, 31% работников признались, что хотя бы раз в неделю приходят не вовремя.

За рубежом с подобной проблемой справляются с помощью биометрических систем учета рабочего времени. По данным американского исследовательского агентства Nucleus Research, их внедрение сэкономит до $800 в расчете на одного сотрудника.

Для компании со штатом более 1 тыс. человек эта сумма составляет почти $1 млн в год.

Наиболее распространены такие системы в торговых компаниях, банках, госсекторе и образовательных учреждениях, а также в индустрии HoReCa. Например, McDonald’s, внедрившая биометрическую систему учета рабочего времени в Венесуэле, смогла сэкономить более 20% фонда зарплаты.

Российская розничная сеть «Дикси» 2 года назад внедрила дактилоскопические сканеры на входе во все супермаркеты. Персонал должен был отмечать приход и уход с работы, оставляя отпечатки пальцев. Система фиксировала опоздания и преждевременные уходы: если человек пришел в 9.30 вместо 9.00, ему засчитывали 7,5 часа вместо 8 положенных. По планам компании, это должно было принести 5% экономии на зарплатах. «Дикси» сократила и другие затраты: раньше компания вела учет рабочего времени по бумажным журналам.

Перевод сотрудников на работу вне офиса означает сокращение расходов сразу по нескольким статьям. По данным рекрутинговой компании Hays, две трети (67%) компаний в этом случае экономят на накладных издержках, еще 14% — на фонде оплаты труда, и каждая десятое предприятие — на представительских расходах.

Для эффективной организации такой работы есть десятки онлайн-инструментов. Одним из самых популярных таких сервисов в 2018 году стал пермский стартап RealTimeBoard — в ноябре он привлек $25 млн инвестиций. Платформой ежедневно пользуются 2 млн человек, в том числе Netflix, Twitter и AirBnB. Сервис можно использовать для визуализации проектов и совместной работы над ними, например для создания «Карты путешествий потребителя» (Customer Journey Map).

Самый популярный сервис для совместной работы над документами — GoogleDocs, для управления проектами — Trello и Jira, для общения в команде — Slack и Telegram. В небольших и крупных командах специалисты также используют такие платформы, как Hygger.io (включает Kanban-доски и спринт-доски для программистов, работающих по методологии Scrum), сервисы тайм-трекинга Hubstaff, Harvest, Toggle и другие.

Популярный в последние годы открытый офис и отказ от перегородок между кабинетами — не единственный способ сэкономить на помещении. Компания PwC проанализировала типы активности сотрудников в своем офисе в Бергене, и оказалось, что можно сэкономить путем перепланировки.

Во-первых, компания отказалась от тумбочек и шкафов в пользу «локеров» — шкафов с ячейками, которые закрываются картой доступа в офис. Вряд ли локеры можно назвать инновационной технологией, но (по данным компании) они сэкономили в мебельном бюджете почти 20%.

Во-вторых, PwC заменила переговорные комнаты на акустические диваны с высокими спинками, телефонные будки и переговорные боксы. Так удалось сэкономить еще 10% бюджета на ремонт офиса.

Эти и другие решения позволили компании на треть уменьшить занимаемые площади — и при этом никто не был уволен.

Один из главных способов сэкономить на печати — использовать принтеры и многофункциональные устройства с системой непрерывной подачи чернил (СНПЧ). Такая система с резервуаром для чернил вместо традиционных картриджей действует в принтере HP Ink Tank 115 (а также HP Ink Tank 315 и HP Ink Tank Wireless 415). С ее помощью он может печатать тысячи страниц. Стартового набора чернил хватит на 6 тыс. черно-белых отпечатков или 8 тыс. цветных.

Такие чернила позволяют печатать более темный и четкий текст, а также светоустойчивые фотографии без полей и документы, которые выцветают в 22 раза медленнее обычных. Контролировать их уровень в резервуаре и пополнить его можно в любой момент. Специальные клапаны защищают бутылочки от проливания, так что заправить принтер в офисе сможет любой сотрудник.

Рекомендуемая нагрузка для Ink Tank — 115—800 страниц в месяц; для небольшого офиса — более чем достаточно.

Крупные организации экономят десятки млн рублей с помощью этого способа. Так, группа компаний «Т-Плюс», работающая в сфере энергетики и теплоснабжения, за первый год внедрения ЭДО в 2014 году сэкономила почти 2 млн руб. В 2019 году она должна перевести в электронный вид 15% документооборота и снизить затраты на 60 млн руб. в год.

До этого треть рабочего времени сотрудники тратили на работу с бумагой. Получение от клиента документа с подписью занимало месяц. Используя одну из систем ЭДО, компании удалось снизить время на обработку: сейчас на каждый документ уходит 2 минуты.

Кроме экономии бумаги и электроэнергии, в «зеленом офисе» можно сокращать затраты и на другие ресурсы. Так, установка счетчиков на воду, по данным «Гринпис», позволяет сократить затраты на потребление воды на 20-40%.

Для экономии таких затрат можно использовать еще 2 способа. Во-первых, заменить закручивающиеся краны на шаровые, которые можно закрыть легким движением. Во-вторых, купить посудомоечную машину с экономичным расходом воды и электроэнергии.