«Никаких совещаний по средам». Как я спас своих сотрудников от Zoom-выгорания
Прошли те времена, когда члены команды могли собраться за одним столом, чтобы «поштурмить» и совместно найти решение какой-нибудь рабочей проблемы. Из-за пандемии личное общение перекочевало в Zoom, а постоянные чаты привели к усталости и выгоранию сотрудников.
С моей компанией Storyblocks происходило всё то же самое. В свое время наша команда быстро разрослась: менее чем за два года десятки сотрудников превратились в сотни. Тогда нам стало ясно, что многое зависит от методов командной работы. Например, выяснилось, что большинство сотрудников тратило львиную долю своего времени на совещания. Из-за этого, по признанию членов команды, их рабочие дни стали менее продуктивными. Иногда это замедляло работу над проектами.
Поскольку дни были заполнены встречами, людям приходилось работать по ночам и в выходные дни. Нам нужно было что-то менять. Мы искали и в конце концов нашли простое решение — больше никаких рабочих встреч по средам.
Прежде чем официально внести изменения в рабочий процесс, мы несколько месяцев тестировали новое правило — чтобы лучше понять, как оно будет работать на практике. Итоговый опрос показал его высокую эффективность. Поэтому на протяжении почти двух лет мы придерживались этого правила в своей работе. Вот несколько причин, по которым оно оказалось таким эффективным.
Полный рабочий день без перерывов улучшает продуктивность
После пилотного проекта «Никаких совещаний по средам» подавляющее большинство сотрудников высказались за сохранение этой практики. Члены команды высоко оценили возможность на целый день с головой погрузиться в работу, поскольку постоянные встречи и собрания требуют переключения.
Если вы на протяжении дня вынуждены часто переключаться, ваша продуктивность может упасть. У нас есть члены команды, которым нужно писать код, редактировать видео, формировать бизнес-кейсы и разрабатывать новые функции UX. Такого рода работа требует пристального внимания, а сосредоточиться проще, когда в вашем графике выделено специальное время для решения конкретной задачи.
Чем меньше совещаний, тем они ценнее
Теперь, когда для совещаний доступно меньше времени, мы проводим их продуктивнее. Мы разработали методы, с помощью которых команды могут эффективнее расходовать время на встречах. Среди них — отправка важной для понимания контекста информации или предварительное чтение документов за 24 часа до совещания, определение четкой повестки дня, возможность отклонять встречи, на которых ваше присутствие не является критичным, и прореживание графика каждые шесть месяцев. Мы оцениваем и обосновываем важность всех встреч — поэтому по мере роста компании нам больше не нужно к ним возвращаться.
Больше времени для спонтанного сотрудничества
Отсутствие совещаний по средам вовсе не означает, что в этот день все игнорируют друг друга. На практике это означает, что назначать встречу на среду крайне нежелательно, если только речь не идет о чем-то критически важном. А вот на регулярные совещания наложено полное табу. Но многие члены команды по-прежнему пользуются возможностью совместной работы даже по средам.
Теперь мы можем чаще проводить внезапные, но важные рабочие сессии. Они были бы невозможны в условиях, когда графики сотрудников не совпадают.
На удаленке повысилась личная свобода действий
За последний год благодаря технологиям мы сделали удаленную работу максимально эффективной. Нашим сотрудникам полезно знать, что у них есть свободный день, в который они могут, например, записаться на прием к врачу, не беспокоясь о том, что им придется его перенести.
Другие члены команды по средам выполняют свои неотложные дела или занимаются спортом во время перерыва. Такая личная свобода снижает усталость сотрудников и Zoom-выгорание, с которыми многие столкнулись из-за вызванных пандемией изменений в способах работы.
Чему мы научились
Как и в случае с любыми радикальными изменениями, наш подход «Никаких совещаний по средам» не обошелся без недостатков. Например, одной из проблем стал перенос совещаний, которые обычно проводились по средам, на другие дни — они в результате оказывались перегруженными встречами.
Чтобы этого избежать, мы ввели правило, согласно которому совещания должны равномерно распределяться по всем дням недели, кроме среды. Вот почему так важно получать обратную связь от своих сотрудников на всех этапах процесса и просить их дать отзыв — неважно, хороший он или плохой.
Кроме того, важно постоянно оценивать полезность каждой встречи — чтобы убедиться, что все ее участники с пользой проведут время. Включение всех членов команды в процесс поможет определить, будет ли подход полезен всем или только руководству.
В любом случае стоит критически посмотреть на политику встреч в вашей компании. Если радикальные изменения вам не подходят, возможно, стоит попробовать более передовые методы проведения совещаний.
По мере того как весь мир продолжает переходить на удаленку, руководители и сотрудники компаний ищут эффективные способы борьбы с выгоранием. Внедрение подхода «Никаких совещаний по средам» — не просто временная мера на период пандемии. Его можно использовать и после возвращения сотрудников в офисы — чтобы повысить их продуктивность.
