Новый формат УПД и счета-фактуры с 1 апреля: что изменилось и как оформлять

Текст: Ксения Темникова

Бизнес-журналист, старший редактор «Инк.». Работала в федеральных СМИ в качестве приглашенного эксперта. В прошлом управляющая котокафе.

С 1 апреля 2025 года все компании и ИП переходят на новый формат универсальных передаточных документов (УПД) и счетов-фактур. «Инк.» разобрался, что изменилось в обязательных полях, как перейти на версию 5.03 без ошибок и избежать проблем с налоговой.

Оглавление

Зачем нужен УПД

Когда изменения вступают в силу

Суть изменений

Кого коснутся нововведения

Как перейти на новый формат

Нюансы заполнения

Кратко

Зачем нужен УПД и обязательно ли его использовать

УПД — это единая форма, которая объединяет в себе функции сразу нескольких документов: накладной (например ТОРГ-12) и счета-фактуры. Основной целью является упрощение документооборота между компаниями.

Что заменяет УПД?

• ТОРГ-12 (товарную накладную), документ, который оформлялся для подтверждения передачи товаров;
• счет-фактуру, документ для налогового учета, в частности для учета НДС.

Использование УПД — это не обязательное требование. Если вам подходит использование традиционных накладных и счетов-фактур в отдельности, можно продолжать работать с ними. Например, счет-фактуру можно оформить отдельно, если:

• вы предоставляете услуги или продаете товары без физической передачи (например электронные услуги);
• отдельно требуется документ для налогового учета, например, если товар передавался в прошлом, а счет-фактура нужен позже;
• у вас используется система, где накладная оформляется отдельно, а счет-фактура служит исключительно для налогообложения.

С какого дня нужно использовать новый формат УПД и счет-фактуры

В соответствии с приказом ФНС России, был введен новый формат УПД и счетов-фактур. При этом до 1 апреля 2025 года компании имели возможность использовать как старый, так и новый формат счета-фактуры, что давало время для адаптации.

С 1 апреля 2025 года единственным форматом УПД и счетов-фактур станет версия 5.03. Документы, оформленные по старым нормам после этой даты, признают недействительными.

Что изменилось в УПД 5.03

Основные изменения

• Теперь обязательно указывать реквизиты для прослеживаемых товаров (например импортированных или подлежащих маркировке). Нужно указывать коды товаров и идентификаторы для каждой позиции.

• Также раньше, если вы продавали и прослеживаемые, и маркированные товары, нужно было оформлять два разных документа. Теперь в электронном УПД используются специальные обозначения, чтобы указать, какой это товар: «N2» — для прослеживаемых товаров, «N3» — для маркированных. Это позволяет объединить информацию в одном документе.
• Теперь нужно указывать коды товаров и идентификаторы для каждой позиции.
• Добавили графу 14 «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога», в которой необходимо указывать стоимость прослеживаемых товаров без учета НДС. Это упрощает расчет налоговой базы по таким операциям.
• В строке 5а «Документ об отгрузке» необходимо обязательно указывать номер, дату и название документа, подтверждающего отгрузку товаров (выполнение работ, оказание услуг).
• В новом формате добавлено поле для указания статуса (например, «передан покупателю»), что делает процесс более прозрачным.
• Если УПД или счет-фактуру подписывает не руководитель организации, а доверенное лицо, появилась возможность указать сведения о машиночитаемой доверенности (МЧД), подтверждающей его полномочия.

Кого затронут изменения УПД

Новые правила оформления УПД и счетов-фактур затрагивают интересы всех без исключения российских компаний и индивидуальных предпринимателей, которые продают товары или оказывают услуги. Применять новый формат нужно вне зависимости от того, используете вы электронный документооборот (ЭДО) или отправляете документы в бумажном формате.

Если вы индивидуальный предприниматель, работаете по упрощенной системе налогообложения (УСН) и не являетесь плательщиком НДС, то вы не обязаны использовать УПД или предоставлять счета-фактуры. Соответственно, изменения в формате вас не затронут. Однако, если вы начнете работать с контрагентами, которые требуют оформления УПД, или начнете уплачивать НДС, новые требования станут актуальными.

Как перейти на УПД версии 5.03

Перейти на УПД достаточно просто.

• Самый простой способ перейти на новый формат УПД и счетов-фактур — это обновить вашу бухгалтерскую программу. Большинство популярных программ уже поддерживают новые форматы. Проверьте наличие обновлений и установите их.
• Если вы обмениваетесь документами в электронном виде (через ЭДО), убедитесь, что ваш оператор ЭДО тоже перешел на новый формат. Обычно они делают это автоматически. Если да, то ничего дополнительно делать не нужно.

• Если вы работаете с бумажными документами, просто начните оформлять их в соответствии с новыми требованиями. Актуальные форматы можно скачать с сайта ФНС России.

Как заполнять новый формат УПД

1. Выберите статус документа.

Для начала в одном из реквизитов УПД нужно указать статус документа. Есть два варианта статуса.

• Статус 1 (УПД выполняет функции счета-фактуры и первичного учетного документа) применяется, если вы используете УПД для выполнения сразу двух функций: он подтверждает факт сделки (например поставку товаров или выполнение работ) и одновременно является счетом-фактурой для целей расчета НДС.

• Статус 2 (УПД выполняет только функции накладной, то есть первичного учетного документа) используется, если УПД не нужно оформлять как счет-фактуру. Он будет служить только для фиксации операции в бухгалтерском учете. Это актуально для сделок, которые не облагаются НДС.

Иными словами:

• если в документе важно сразу отразить НДС, выбирайте первый вариант;
• если вы продаете товары или услуги, но НДС в этом документе не указывается, выбирайте второй вариант.

2. Укажите реквизиты продавца и покупателя: ИНН, КПП, адреса.

3. Сведения о товаре.

• Укажите наименование товара, его количество и стоимость.
• Добавьте код товара по ОКПД2 (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности).
• Если товар маркированный или прослеживаемый, укажите уникальный идентификатор (например Data Matrix).
• Укажите признаки товара:

• N2 для прослеживаемых товаров,
• N3 для маркированных товаров.

4. В графе 14 укажите стоимость товаров, подлежащих прослеживаемости, без НДС. Это необходимо для расчета налоговой базы.

5. В строке 5а укажите номер, дату и название документа, подтверждающего отгрузку (например накладная или акт).

6. Укажите статус документа, например «передан покупателю» или «на ответственное хранение».

7. Если документ подписывает доверенное лицо, добавьте данные о машиночитаемой доверенности (МЧД).

Пример заполнения основных данных