Расширенный поиск, правки в один клик и поиск по картинкам: новые лайфхаки для работы с Google Docs
У платной подписки на G Suite от Google для совместной работы в режиме реального времени — более 3,5 млн клиентов, и Google только что представил для них новые полезные функции. Вот 10 советов от Google, как эффективно использовать G Suite (чтобы узнать, сколько денег вы потратили на зарплату и сколько продали товаров).
1
Присваивайте отдельные имена версиям документов, таблиц или презентаций. Теперь можно назначать имена версиям документа: «Версия 1.0», «Версия, отправленная клиенту», «Версия с принятыми изменениями», «Окончательная версия» и т.п., — использовать дату, ваше имя, чтобы легко разобраться, на каком этапе работа над документом, таблицей или презентацией. Новая функция — «История версий» — заняла место «Истории изменений»: выберите в меню Файл>История версий>Укажите название текущей версии. В меню можно включить отображение только версий, которые уже получили имя, — это упрощает навигацию.
2
Предварительный просмотр «чистых версий» документов. Иногда обилие редакторских правок мешает представить, как будет выглядеть итоговый документ. Теперь можно видеть документ без правок, включив просмотр «чистой» версии: выберите Инструменты>Посмотреть предложенные правки>Принять все (предпросмотр) или Отклонить все (предпросмотр).
3
Расширенный поиск по документам, таблицам и презентациям, чтобы найти новые идеи, инструменты и рекомендации и быстрее создавать проекты.
ТАБЛИЦЫ: для поиска по таблицам достаточно теперь ввести простой вопрос, без формул, например: «Сколько единиц товара было продано в «Черную пятницу»?», «Какой из моих продуктов продается лучше всего?» или «Сколько было потрачено на заработную плату в прошлом месяце?». Расширенный поиск по таблицам доступен в онлайн-версии, на Android и на iOS.
ТЕКСТЫ: предлагает подсказки, основанные на содержании документа, — похожие темы, изображения, которые можно использовать как иллюстрации, и другие материалы. Поиском в Google можно пользоваться, не покидая документ.
ПРЕЗЕНТАЦИИ: при создании новых слайдов функция динамически генерирует дизайнерские решения на основе уже добавленного контента. Рекомендованный дизайн можно применить одним щелчком мыши.
4
Возможность принять или отклонить все предложенные правки одним кликом. Часто правки в документах бывают незначительными и затрагивают только пунктуацию, опечатки или форматирование. Чтобы помочь вашей команде сэкономить время, вы можете принять или отклонить все правки разом: выберите Инструменты>Посмотреть предложенные правки>Принять все или Отклонить все.
5
Мобильное редактирование: вносите правки в документ с вашего смартфона. Пользователи Android, iPhone и iPad теперь могут работать в дороге, редактируя документы через мобильные устройства. Доступ к этой функции можно получить, включив в приложении переключатель «Предложенные правки», после чего вы сможете ввести текст предлагаемых изменений.
6
Сравнивайте документы и правки. Эта новая функция — результат совместной работы Google с Litera Change-Pro и Workshare по разработке расширений для Google Docs. С помощью этих расширений вы можете сравнивать разные версии документов в реальном времени. Эта новая функция будет полезной для всех пользователей, но особенно — для тех, кто связан с юриспруденцией.
7
Визуализируйте данные в таблицах. С помощью машинного обучения вы можете визуализировать данные без использования формул. Просто вбейте в поле расширенного поиска «создать гистограмму продуктов, проданных в 2017 году» или «составить гистограмму продаж мороженого в прошлом месяце».
8
Новые шаблоны со встроенными расширениями. Пользователи используют шаблоны в документах и таблицах, чтобы сэкономить время на форматировании, а разработчики создают расширения, чтобы помочь пользователям использовать нужные функции. Теперь шаблоны и расширения могут работать вместе, формируя идеальную рабочую среду для вашей организации. Специалисты Google в сотрудничестве с LegalZoom, DocuSign, Lucidchart, PandaDoc, EasyBib и Supermetrics разработали пять новых универсальных шаблонов. Вы можете воспользоваться шаблоном соглашения о неразглашении (NDA) от LegalZoom и DocuSign. Предприятия могут быстро создавать NDA и собирать подписи сотрудников с помощью расширения DocuSign, которое автоматически обнаруживает поля для подписи в шаблоне.
9
Создавайте собственные шаблоны со встроенными расширениями. Вы можете создать собственный шаблон с расширениями под рабочие процессы вашей компании. Например, шаблон счета с расширением, автоматически извлекающим информацию из вашей CRM-системы.
10
Виртуальный поиск Google в документах и слайдах. Корпоративные пользователи G Suite теперь могут использовать Google Cloud Search в документах и слайдах с помощью функции расширенного поиска. Просто нажмите на значок расширенного поиска в документах или презентациях и введите свой запрос — другой документ, на который вы хотите сослаться, электронное письмо, событие в календаре, — и Cloud Search подберет соответствующую информацию, чтобы вы могли ее использовать, не покидая документ, с которым работаете.
