Съезжать нельзя остаться: как определить, когда компании пора сменить офис
Сегодня на офисном рынке сохраняется высокий уровень предложения при умеренном спросе. Компании в поисках нового места работы взвешивают и рассматривают многочисленные варианты на свой вкус: кто-то ищет креативный офис в промзоне, а кому-то нужно стандартное помещение в бизнес-центре Б-класса. Грубая охрана, медленное бюро пропусков, плохой ремонт или некачественная уборка способны значительно повлиять на бизнес-процессы внутри любой компании. Не каждый бизнес решится уйти даже из плохого офиса: это долго и дорого. Но как ни откладывай перемены, приходится признать, что из устаревшего помещения есть только два выхода: переезд и ремонт. Вот что нужно, чтобы оценить свой офис и правильно сменить место дислокации.
Шум и тепло: аудит и анализ
Сотрудникам может быть некомфортно в офисе по разным причинам. Например, неприятности может доставить некачественная вентиляция — одним сотрудникам всегда душно, другим — всегда холодно, и достичь компромисса настройками вентиляторов и проветриванием не удается.
Также важны освещение и акустика. Жалобы сотрудников на нехватку естественного освещения нельзя игнорировать. Согласно исследованиям Гарвардского университета, правильный свет в офисе повышает эффективность работы в компании на 60%. А отсутствие специальных акустических решений, таких как потолочные панели или шумопоглощающее напольное покрытие, способно сделать работу в опен-спейсе невыносимой.
Еще до того как поступят первые жалобы от сотрудников, руководство компании может оценить комфорт пребывания в бизнес-центре по опыту своего взаимодействия с управляющей компанией. Недружелюбная охрана, медленная работа бюро пропусков, систематические проблемы встречи гостей или доставки корреспонденции на ресепшен — казалось бы, мелочи, но они способны значительно повлиять на бизнес-процессы в компании.
При регулярных жалобах персонала на некомфортный офис бесполезно создавать многочисленные мягкие зоны отдыха или неформального общения: если в офисе плохо работают базовые системы, не выстроен акустический комфорт и постоянно возникают проблемы с инженерией, необходимо сначала разобраться в нюансах технического оснащения офиса, а не пытаться поднять корпоративный дух. Провести первичный анализ мнения сотрудников об уровне офисного комфорта можно самостоятельно — с помощью анкетирования или опроса. Но оценить состояние инженерных систем поможет только технический аудит профессионального исполнителя. Итоги такого профессионального мониторинга помогут руководству компании оценить предварительные расходы на модернизацию существующего инженерного оборудования или отделки и сравнить их с потенциальной стоимостью переезда в новый офис и адаптации нового помещения под нужды бизнеса.
Статус места
Если внутренний опрос сотрудников и аудит инженерных систем показали, что текущее офисное пространство нуждается в глубокой модернизации, то компании необходимо продумать свои дальнейшие аргументы при переговорах с собственником офисного помещения. Как правило, сложнее всего решиться на переезд крупным структурам, арендующим офисы в бизнес-центрах высшего класса, расположенных недалеко от Кремля: им нелегко найти альтернативу существующему пространству, поскольку сегодня на рынке не много предложений офисных помещений площадью от нескольких тысяч квадратных метров в бизнес-центрах с центральной локацией рядом с метро.
Если поступиться локацией и поменять класс бизнес-центра невозможно, то компания может обсудить с собственником помещения компенсацию затрат на ремонт офиса. Престижный бренд, арендующий помещение в бизнес-центре, формирует его репутацию для менее известных арендаторов, поэтому взамен выполнения отделочных работ компания может получить скидку к арендной ставке либо частичную или полную компенсацию стоимости ремонта со стороны собственника.
Однако не стоит забывать, что ремонт может привести к сложностям в бизнес-процессах: в действующем офисе компании ремонтные работы проводятся частично или поэтапно, в вечернее время и выходные дни, временно ограничивается использование части помещений. Это неудобно для некоторых сотрудников, поэтому очень важно заранее продумать компенсационные мероприятия и предусмотреть альтернативные рабочие зоны.
Чистая арифметика
Еще одна возможность улучшения офисных условий для компании — это смена старого офиса на новый в состоянии shell&core (без отделки). Принять решение в данном случае поможет точный расчет: необходимо выяснить, какой вариант (с учетом арендной ставки, затрат на переезд и отделку) будет оптимальным. При позитивном исходе переговоров компания может получить арендные каникулы для офиса без отделки, выполнить ремонт за счет собственника и комфортно переехать за одни выходные, не останавливая бизнес-процессы. Обновить же существующее офисное пространство можно как за 2 недели — в объеме декорирования, — так и за несколько месяцев — при поэтапной комплексной модернизации всего офиса, что целесообразно только в случае продления контракта на долгосрочный период.
Иногда идея сменить офис рождается уже в процессе работы над проектом реновации. Например, компания HILTI более 10 лет арендовала офис, располагавшийся на разных этажах бизнес-центра и, пригласив архитекторов, изначально планировала обустроить лестничные марши, являвшиеся местом встречи и коммуникации сотрудников. Такое решение должно было способствовать более эффективной кооперации работников. Однако по результатам аудита потенциала места руководство в итоге решилось на более глобальные перемены — переезд и обустройство нового офиса.
Безусловно, ремонт или переезд часто видятся собственникам вынужденными и неприятными затратами, однако спустя годы эксплуатации модернизация любого, даже самого качественного офиса, неизбежна. Иногда пространству достаточно обновления интерьера, в других случаях — замены устаревших инженерных систем. Решиться на ремонт или переезд всегда трудно. Но с учетом современных трендов, определяющих офисное пространство как важную составляющую эффективности работников, сделать это становится проще: ведь лишь довольные сотрудники способны двигать бизнес вперед, — такое правило еще никто не отменял.
