Техника, телефоны, софт: как сэкономить на обустройстве офиса (а, главное, сколько)
Переезжая в новый офис, можно сэкономить на многом: на болеющих сотрудниках, компьютерах, антивирусах и другом. Пользуйтесь передовыми технологиями, подружитесь с поставщиками и не вздумайте покупать в офис телефоны (если, конечно, у вас не колл-центр). Эти и другие хитрости бережливых бизнесменов — в подборке Inc.
Используйте систему свободной рассадки
Экономия: более 30% на аренде помещения и мебели
Разрешите сотрудникам занимать любое рабочее место — система свободной рассадки freedesk позволяет экономить место и деньги за счет того, что столы не закреплены за конкретными людьми, работник садится на любое свободное место. А по окончании рабочего дня вещи можно убрать в локеры (шкафчики у стен). К этому формату перешли, например, Microsoft и Yota (об этом Inc. рассказали представители компаний).
В Yota 85 сотрудников — но благодаря системе freedesk количество рабочих мест сократили до 72, при этом часть мест даже не заняты. В компании подсчитали, что в среднем 10-15% сотрудников ежедневно находятся в командировках, на внешних встречах, в отпуске или на больничном. Свободные места остаются также за счет релакс-зон — работать на диванах, пуфах и в креслах многим комфортнее.
Если вы выясните, что одна из рабочих зон в вашем офисе лишняя, на ее месте можно сделать, например, переговорную.
Закупайте оборудование оптом
Экономия: до 35% на стоимости оборудования и обслуживания
Заключите долгосрочный контракт с поставщиком оборудования — и за счет объемов закупки и унификации процессов обслуживания типовой офисной техники вы не переплатите за мощные компьютеры на весь офис. Определитесь с нужными характеристиками и закупите у поставщика оборудование с обслуживанием.
Подружитесь с поставщиками. Они часто предоставляют скидки на оборудование — от 20% до 35%, рассказали Inc. представители компаний-поставщиков компьютерной техники. А гарантия на ноутбуки у них дольше, чем в обычных магазинах, — не один, а три года.
Используйте энергосберегающую офисную технику
Экономия: от 20% до 70% на электроэнергии и до 50% средств (но тут все индивидуально)
Купите ноутбуки, если в вашем офисе свободная рассадка. Сэкономите на электроэнергии — ноутбуки потребляют меньше. Вдобавок с ноутбуком можно менять место, не меняя устройство.
Установите датчики движения, которые реагируют на активность сотрудников в помещении. Техника сама определяет, когда и какое искусственное освещение необходимо. Можно установить таймер для автоматического выключения света — тот, кто заработался позже обычного, включит свет вручную.
Покупайте многофункциональные устройства. Достаточно купить принтер, который копирует, сканирует и отправляет факс, — это сэкономит деньги на оборудование и место в офисе.
Расходы снизит струйный принтер с СНПЧ (система непрерывной подачи чернил): если в компании из 30 сотрудников не нужно постоянно печатать, достаточно одного устройства, — оно стоит и обслуживается в несколько раз дешевле лазерного аппарата.
Какой принтер выбрать
Чтобы печатать не только документы, но и фото, вам подойдет Canon PIXMA G3400: легко настраивается, и у него удобная система
перезаправки. Менять краску придётся не часто — одного комплекта хватает на 7 тысяч листов цветной печати. Да и о состоянии чернил вы легко узнаете, взглянув на корпус (там расположен индикатор). Принтер поддерживает Wi-Fi и облачные приложения — запустить печать можно даже с мобильного телефона.
Настройте принтер на печать с двух сторон по умолчанию после того, как сотрудник подносит к устройству свой пропуск. Такие «зеленые» технологии использует в своем офисе PwC — для экономии бумаги и чтобы избежать «холостой» печати.
Оформляйте длительные подписки на платные сервисы и антивирусы
Экономия: до 50%
Покупайте антивирус сразу на все устройства и на три года вперед. Если производители поднимут цены, вас это не коснется.
Выбирайте поставщиков сразу нескольких программных продуктов. Некоторые производители предоставляют скидку на дополнительные продукты (например защита почтового сервера), если одним вы уже пользуетесь. Если в компании нет файлового сервера, можно выбрать защиту с управлением из веб-консоли, чем упростить обслуживание и сэкономить на железе для сложных систем управления киберзащиты.
Денис Мерцалов
менеджер отдела продаж клиентам малого и среднего бизнеса «Лаборатории Касперского»:
Когда выбрана антивирусная защита, мы рекомендуем позвонить на горячую линию производителя и уточнить два вопроса: правильную ли спецификацию для размера бизнеса вам предложили и действуют ли сейчас какие-либо скидки? Если у вас действует коммерческая лицензия другого антивирусного продукта, некоторые производители по акции могут предоставить скидку до 50%. Также можно запросить у производителя полнофункциональный тестовый ключ на желаемый продукт и минимум месяц пользоваться бесплатно.
Вячеслав Медведев
ведущий аналитик отдела развития «Доктор Веб»:
Если собрать свою лицензию самостоятельно, а не покупать каждый год какой-нибудь комплект, то и масштабировать её будет проще, и продлевать — со скидкой. А скидки на продление могут достигать 40%! Кстати, антивирус не только защита от угроз, но и экономия на трафике — реклама весит много, содержит видео, аудио, а фильтр на трафике блокирует ее существенную часть до загрузки.
Антивирусы также помогут вам в будущем избежать трат на устранение последствий взлома. После атак вирусов-шифровальщиков — WannaCry, ExPetr, BadRabbit — часть или все электронные документы многих компаний оказались недоступны. Но полагаться на одну лишь антивирусную защиту нельзя. В 80% случаев IT-инциденты случаются из-за пользователей, которые не то скачали или не туда нажали. Обучайте сотрудников основам кибербезопасности — чтобы не платить за устранение вирусов.
Компания из 30 человек ежегодно тратит около 50 тыс. руб. на антивирусы всем сотрудникам. При продлении лицензии или переходе на новый продукт эту сумма снизится в полтора и более раз.
Покупайте у интернет-компаний комплекс услуг
Экономия: 30–40%
Интернет и видеонаблюдение покупайте пакетом. Многие начинают проект с фокусом на интернет-продвижение, растет потребность онлайн-видеонаблюдения, автоматизации процессов деятельности. В таком случае выгоднее всего высокоскоростной тариф с помощью пакетных решений операторов, где вы получаете несколько услуг (например, интернет + видеонаблюдение) по цене интернета.
Данила Бурметьев
директор по управлению продуктами корпоративного и государственного сегмента ПАО «Ростелеком»:
Операторы делают фокус на новых для себя продуктах и дают скидку на интернет. По нашей оценке объем трафика на человека — 2-15 Гб в месяц. Трафик при подключении фиксированного канала интернета не ограничен. Сейчас нет трафиковых тарифных планов, за исключением отдаленных регионов страны. Цена интернета очень сильно зависит от региона — затраты на канал в Москве и на Чукотке разные. На сегодняшний день интернет со скоростью 10 Мбит/с. стоит от 1,5 тыс. до 3,5 тыс. руб. в месяц.
Подключите Wi-Fi. Если офис не в центре мегаполиса, подключите мобильный интернет или Wi-Fi роутер, это дешевле и быстрее — копать и прокладывать линии фиксированной связи может только очень состоятельная компания.
Для оупенспейса достаточно одного роутера, но нужно учитывать расположение офиса, говорят в «Билайне»: в бизнес-центре или жилом здании лучше использовать проводной интернет, для надёжности соединения.
Используйте облачные технологии
Экономия: на стационарных телефонах и создании серверной
Не покупайте телефоны в офис. Они нужны только секретарю, принимающему звонки.
Технологии виртуальных или облачных АТС (автоматическая телефонная станция) помогут сэкономить при создании колл-центра — по сравнению с оптикой (привычных офисных АТС), у них много больше возможностей. Можно использовать запись разговоров (хранятся в облаке), переадресацию, голосовые сценарии, меню, статистику в режиме онлайн. Для снижения расходов подойдет недорогая гарнитура — наушники и микрофон.
Чтобы работать с виртуальными звонками, софт можно скачать бесплатно, говорит генеральный директор службы доставки B2CPL Матвей Козловский. Абонентская плата за одну линию составляет примерно 500 рублей в месяц плюс оплата за минуты трафика. В среднем исходящие звонки по России на стационарные телефоны выходят в 50 копеек, а на мобильные — в 1,5 руб. Входящие бесплатно.
Виртуальная телефония экономит и время. Если в офис нужно посадить еще пять человек, поставить телефоны можно за несколько дней — в зависимости приезда мастера. С облачными АТС установка займет полчаса, не будет проблем при переезде, принимать звонки можно удаленно.
Перенесите серверную в облако. Цифровым компаниям нужны облачные сервисы с большим количеством инструментов — хотя бы для успешного масштабирования без «падения» серверов при большой загрузке. Облако разрешает как угодно масштабировать мощности, позволяя бизнесу потреблять сколько требуется, считает директор по развитию информационных офисных систем Microsoft в России Ольга Руснак. Облачные пакеты продают Amazon, IBM, Microsoft и другие.
Если вы не готовы к таким тратам, у многих технологических компаний есть программы облачной поддержки для молодых проектов. Перспективные стартапы могут получить гранты на $100+ тыс. в год и доступ ко всему функционалу облачных сервисов мировых лидеров.
