Как рассчитать отпускные сотрудника в 2025 году

Текст: Евгений Соркин

Бизнес-журналист, редактор «Инк.». Имеет опыт предпринимательства и управления кофейней.

Все трудоустроенные по ТК РФ россияне имеют право на получение отпускных перед отдыхом, но порядок расчета имеет множество нюансов. «Инк.» рассказал, что нужно учитывать перед оплачиваемым отпуском в 2025 году, чтобы получить полагающиеся выплаты.

Оглавление

Как регламентируются отпуска

Когда можно брать

Расчет отпускных

Как увеличить выплаты

Как регламентируются отпуска

Все компании (за исключением индивидуальных предпринимателей) обязаны составлять график отпусков, утверждаемый приказом руководителя. Делать это нужно не позднее чем за две недели до конца года.

Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком, хотя форма ознакомления законодательно не утверждена. Компания может выбрать удобный для себя вариант, например специальный журнал с графой для подписи работников. Несмотря на то что многие воспринимают график отпусков как формальность, необходимую для избежания штрафов от трудовой инспекции (от 30 до 50 тыс. руб.), он помогает обеим сторонам решать вопросы, связанные с отпусками, и эффективнее планировать деятельность компании.

Отдельные вопросы возникают в отношении включения в график отпусков внешних совместителей и мобилизованных сотрудников. Хотя некоторые эксперты считают, что внешних совместителей нужно включать в график, Трудовой кодекс не дает однозначного ответа на этот вопрос. Что касается мобилизованных, то, согласно разъяснениям Роструда, их в график отпусков включать не нужно, поскольку действие их трудовых договоров приостановлено на период военной службы.

Когда можно брать оплачиваемый отпуск

Согласно Трудовому кодексу, право на оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника после шести месяцев непрерывной работы в компании. До этого срока отпуск может быть предоставлен только по соглашению сторон.

Правила отпусков закреплены в главе 19 Трудового кодекса РФ. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют официально оформленные сотрудники, продолжительность отдыха составляет 28 календарных дней. Более длинный срок могут брать:

• несовершеннолетние сотрудники;
• инвалиды;
• педагоги (учителя, преподаватели, воспитатели детских садов и др.).

Существует также и дополнительный отпуск. На него могут рассчитывать представители так называемых «вредных» профессий:

• работники предприятий Крайнего Севера (Чукотский автономный округ, Камчатский край, Республика Саха (Якутия), Мурманская и Магаданская области, а также территории вблизи Северного ледовитого океана, Берингова и Охотского морей;
• спортсмены и тренеры;
• пострадавшие от взрыва Чернобыльской АЭС.

Кроме того, согласно ТК РФ, работодатели могут самостоятельно предоставлять дополнительные отпуска. Как правило, на лишние дни отдыха могут претендовать сотрудники с определенным рабочим стажем, по состоянию здоровья, при наличии несовершеннолетних детей, и т. д.

Как рассчитываются отпускные

Для расчета отпускных важно принимать во внимание — эти выплаты начисляются как средний заработок за дни отдыха. Чтобы узнать точную сумму, нужно:

• рассчитать средний заработок. По закону для этого учитываются все виды выплат, в том числе оклад, сдельная зарплата, оплата в процентах, премии, и т. д.;
• определить расчетный период — средний заработок за 12 календарных месяцев перед отдыхом. К примеру, если сотрудник уходит в отпуск в июне 2025 года, то выплаты будут исчисляться на основе дохода в промежуток с 1 июня 2024 по 31 мая 2025 года;

• вычислить средний дневной заработок по формуле: совокупный доход / 12 (месяцев в году) × 29,3 (среднее число дней в месяце без учета государственных выходных).

Работодатели обязаны зачислять отпускные подчиненным не позднее, чем за три дня до начала отдыха. Если сотрудник не уходил в отпуск на протяжении всего периода работы в компании, то он имеет право получить всю сумму за неиспользованные дни отдыха перед увольнением.

Генеральный директор GdeRabota.ru Екатерина Агаева привела пример расчета отпускных. Учительница музыки Анна получает 40 тыс. руб. в месяц. За последний год она ни разу не уходила на больничный и не брала отгулы. Однако в августе женщина решила взять двухнедельный отпуск.

Так, средний дневной заработок Анны составит: 40 000 / 29,3 = 1 365,18 руб., а на отпуск учительница музыки получит: 1 365,18 × 14 = 19 112,62 руб. Однако с отпускных удерживается 13% налог — 2 484,64 руб, поэтому на карту Анне придет: 19 112,62 — 2 484,64 = 16 627,98 руб.

Екатерина Агаева,

генеральный директор GdeRabota.ru

«Оплата отпускных, как и заработная плата, облагается НДФЛ — 13%, если годовой доход меньше 5 млн руб., и 15% — если больше. Если НДФЛ удержан с 1 по 22 число месяца, то внести средства на налоговый учет необходимо до 28 числа этого же месяца. Если процент удержали после 23 числа, то работодатель оплачивает налог до 5 числа следующего месяца. В декабре НДФЛ уплачивается не позднее последнего рабочего дня в году».

Эксперт также добавила, что отпускные считаются частью заработка сотрудника, поэтому облагаются страховыми взносами в Социальный фонд России (СФР). С 2024 года предельная база дохода — 2,225 млн руб., с них в фонд идет 30%. Если годовая выплата больше этой суммы, то работодатель уплачивает только 15%.

Также пониженный тариф действует для малого и среднего бизнеса в сфере общественного питания. Но при условии, что штат компании больше 250 человек, а за год бизнес получил не более 2 млрд руб. При этом некоторые компании обязаны уплачивать взносы на травматизм. Процент выплаты варьируется от 0,2% до 8,5% в зависимости от профессионального риска.

Как сотрудник может увеличить отпускные

По словам эксперта по финансовым продуктам Софьи Игумновой, сотрудник может повлиять на размер своих отпускных, выбрав наиболее выгодный период для ухода в отпуск. Например, если в расчетный период попали месяцы с низким заработком из-за больничных или отпуска за свой счет, итоговая сумма отпускных будет меньше. В таком случае лучше подождать несколько месяцев, чтобы период расчета включал стабильные выплаты.

Игумнова также уделила внимание квартальным премиям. Если бонусные начисления приходятся на август, а в июне и июле выплачивается полный оклад, то, по словам эксперта, брать отпуск в сентябре будет выгоднее, так как расчетный период сдвинется и увеличит средний дневной заработок. Кроме того, если в апреле был больничный, а в мае много праздничных дней с сокращенной оплатой, то отпуск в июне приведет к уменьшению отпускных.

Чтобы увеличить размер отпускных, необходимо планировать отдых в месяцы с наибольшим количеством рабочих дней, считает Екатерина Агаева из GdeRabota.ru. В 2025 году это июль и октябрь — по 23 трудовых дня соответственно.

Пример: если учительница музыки Анна с зарплатой 40 тыс. руб. уйдет на 14-дневный отпуск в июле, то отпускными женщина получит 19 112,6 руб, и еще 22 608,3 придет зарплатой. В итоге выгода составит 1 721,8 руб. При таком же отдыхе в мае женщина потеряет 3 109,3 руб. На отпуск выдадут столько же — 19 112,6 руб., а вот зарплата будет меньше — 17 777,6 руб. В мае всего 18 рабочих дней. Поэтому отпуск в месяцы с наибольшим количеством выходных и праздничных дат невыгоден.

Также увеличить размер отпускных можно с помощью выходных — в эти дни дневная ставка выше. Однако взять весь отпуск только воскресеньями не получится — это противоречит Трудовому кодексу. Отпуск можно делить, но один период должен быть не меньше двух недель.