Как приручить дедлайн: работаем со сроками

Правильно рассчитать срок выполнения

Плохие руководители ставят дедлайн по задачам, учитывая все факторы, кроме одного: за какое время задачу можно сделать качественно. Например, маркетологу дают два дня на план продвижения продукта, хотя на проработку всех деталей, согласование и правки нужна минимум неделя. Специалист работает ночами, делает ошибки и все равно не успевает к дедлайну.

К слову, профессионализм сотрудника также состоит в том, чтобы отказаться от невыполнимых задач, договориться о сокращении объема работ или отодвинуть срок сдачи.

Чтобы избежать нереалистичных сроков

• Уточните, правильно ли вы поняли задачу. Просьба прислать план продвижения может подразумевать как краткое описание стратегии с ключевыми показателями, так и полноценный документ с детальным описанием тактики, аналитикой, графиками и таблицами. Чем больше конкретики, тем адекватней сроки.

• Проанализируйте объем работы. Разбейте проект на отдельные шаги, оцените время на каждый, учтите компетенции и скорость работы исполнителей, примите во внимание взаимозависимости между задачами.

• Опирайтесь на прошлый опыт. Если вы или команда уже делали похожие задачи, вспомните, сколько времени потребовалось в прошлый раз. Сколько времени заняли согласования? Какие еще сложности возникали? Опыт — лучший ориентир при расчете сроков.

• Чек-листы и шаблоны. Если в проекте повторяются похожие задачи, например запуск рекламных кампаний или подготовка лендингов, — составьте список стандартных этапов.

• Привлекайте исполнителей к планированию. Не стоит ставить сроки в одностороннем порядке. Гораздо лучше, если сотрудник сам скажет, сколько ему нужно времени. Это повышает его ответственность и помогает выявить возможные подводные камни уже на этапе обсуждения. Например, он может сразу предупредить: «Мне нужно дождаться отчета от отдела аналитики, а они присылают его только по пятницам».

Контролируйте промежуточные сроки

Важно отслеживать этапы выполнения проекта в соответствии с контрольными точками — в теории управления проектами они называются вехами (milestones). Они помогают контролировать прогресс проекта, корректировать отставание вовремя и избегать авралов в финале. Чем строже к ним относиться, тем стабильнее будет идти работа.

Как оформить работу по контрольным точкам

• Таймлайн на стене или в чате. Если команда видит даты этапов и финальную цель, людям проще сохранять фокус.

• Короткие еженедельные планерки. На них можно быстро обсудить, что сделано, что мешает, что делать дальше. Это не занимает много времени, но держит всех в тонусе.

• Регулярное обновление статуса. Например, раз в неделю: «этап 1 — готово, этап 2 — в процессе». Это занимает две минуты, но дает всем понимание, где проект сейчас.

Анализируйте риски и учитывайте их

Даже если вы хорошо спланировали работу, все может пойти не так. В масштабных проектах это происходит особенно часто: сотрудники болеют, контрагенты банкротятся, заказчик меняет условия или добавляет задач. Чтобы этого избежать, с рисками нужно работать заранее.

Вот что помогает.

• Резервный план. Что, если ключевой сотрудник внезапно выпадет из процесса? Что, если заказчик уйдет в отпуск, а без его согласования вы не сможете приступить к следующему этапу? Выясните возможные сложности заранее и подготовьте решения: включите в команду сотрудника, который может взять на себя функции коллеги, или спросите заказчика, кто будет согласовывать промежуточные результаты в его отсутствие. Разумеется, все форс-мажоры учесть невозможно. Но если у вас будет план действий на случай очевидных проблем, неучтенные сложности не станут катастрофой.

• Три сценария вместо одного. Вместо того чтобы называть одну цифру, лучше оценить три варианта и взять за основу самый сложный: как пойдет выполнение задачи в идеальных условиях, сколько в среднем задача занимает на практике и что будет, если возникнут задержки. Например, оптимистичный срок — два дня, реалистичный — четыре, а срок с учетом дополнительных сложностей — все шесть. Берите за основу последний.

• Учтите чужое время. Даже если вы работаете быстро, проект может «зависнуть» на этапе согласования. Например, вы все сделали за три дня, но потом ждете одобрения от руководителя еще неделю. Или дизайнер отдает макет позже обещанного, а клиент не отвечает на письмо. Узнайте, сколько обычно уходит времени на такие действия, и включите это время в план с небольшим запасом.

Пользуйтесь планировщиками проектов

Если у вас в работе несколько проектов одновременно, следить за сроками становится сложно. В этом случае спасает автоматизация. Вот несколько инструментов, доступных в России:

• Trello, простая доска задач, где удобно отслеживать, кто и что делает;

• «Яндекс Трекер», удобен для командной работы, позволяет выставлять сроки, статусы и отслеживать прогресс;

• «ПланФикс», российская система управления задачами с напоминаниями, календарями и шаблонами.