Профессор Колумбийской школы бизнеса назвал 4 вопроса, которые помогут провести совещание эффективно
Огромное количество рабочих встреч и совещаний негативно влияют на производительность и психическое здоровье сотрудников. Чтобы не тратить время впустую, профессор Школы бизнеса Колумбийского университета Кристофер Франк предлагает проводить совещания с опорой на четыре вопроса.
С начала пандемии количество встреч по видеосвязи резко возросло: теперь они занимают 21,5 часа в неделю. По данным Национального бюро экономических исследований, количество участников совещаний выросло на 13,5% по сравнению с периодом до коронавирусной пандемии.
Если учитывать данные о зарплатах сотрудников среднего звена Glassdoor (американский сайт с анонимными отзывами о работодателях), получается, что стоимость часовой встречи на 10 человек составляет примерно $2,3 тыс. Если собираются 100 человек, стоимость достигает почти четверти миллиона долларов за совещание. Эти финансовые потери не включают не выполненные в это время задачи и потерю времени.
Если совещание организовано хорошо, то и без лишних людей участники смогут обсудить проблемы и найти оптимальные решения. Чтобы этого достичь, профессор Школы бизнеса Колумбийского университета Кристофер Франк, соавтор книги Decisions Over Decimals: Striking the Balance between Intuition and Information, предлагает проводить рабочие встречи с опорой четыре вопроса.
- Какова цель совещания — информировать или заставлять?
Если вы собираетесь информировать, сотрудникам не нужно готовиться к совещанию. Подумайте: может то, что вы хотите сказать, можно отправить в виде электронного письма?
Смысл встреч, на которых вы «заставляете», заключается в том, что нужно предпринять действие или принять решение для дальнейшей работы команды. Здесь необходимо включение коллег в обсуждение, например с помощью мозгового штурма.
Франк считает идеальным соотношение совещаний, на которых вы планируете обсудить дела и проинформировать сотрудников, 3:1. Зная заранее, что вы будете делать на встрече, вы лучше подготовитесь и сделаете совещание более продуктивным.
- В чем заключается проблема? Опишите ее не более чем в семи словах.
- Что уже было решено/предпринято по этому вопросу? Кто это делал?
- Что может меня удивить на этой встрече?
Узнайте больше
Согласно августовскому опросу LiveCareer, 39% сотрудников хотя бы раз засыпали во время рабочих совещаний. Средний сотрудник ежемесячно посещает 62 совещания и считает 31 из них пустой тратой времени. 81% опрошенных тратят на рабочие встречи не менее четырех часов в неделю. Это 10% от каждой 40-часовой рабочей недели, или половина рабочего дня каждую неделю.
