Время совещаний можно сократить до четырех часов в неделю. Для этого нужно проводить их стоя
Американский стартап Hugo, разрабатывающий ПО для организации совещаний, предложил пять способов сократить их время до четырех часов в неделю.
Менеджеры Hugo опубликовали книгу «10X Culture». В ней говорится о способах сделать работу команды быстрой и эффективной. Среди них — пять советов, как сократить общее совещания до четырех часов в неделю. Hugo это удалось, хотя подразделения компании находятся на восточном и западном побережье США, а также в Бразилии.
- Излагайте проблему в трех тезисах
В первую очередь встречи стоит проводить только при крайней необходимости. Перед ними нужно высылать необходимую информацию, которую можно изложить в трех тезисах.
«Проводите встречу только если после этих трех тезисов есть что обсудить», — говорится в книге.
- Видео лучше встреч
Но часто донести важную информацию возможно лишь вербально. Тем не менее, авторы книги советуют высылать короткие видео вместо того, чтобы проводить встречи.
«Если обсуждение вопроса будет длиться меньше 15 минут, лучше сделать короткое видео», — советуют сооснователи Hugo.
- Если вы руководитель — можете не присутствовать на совещании
Авторы книги говорят, что менеджерам лучше вообще отказываться от участия в обсуждениях, а вместо этого получать емкие отчеты о них.
«Руководитель не должен обязательно присутствовать на совещании. Старайтесь не участвовать, лучше просите стенограмму», — считают в Hugo.
- Стоя встреча пройдет быстрей
Однако иногда выступать приходится и менеджерам. В этом случае совет авторов книги — сократить время совещания максимально. А для этого — провести его стоя.
«Суть в том, что вы устанете стоять, если встреча длится слишком долго. Поэтому проводите их стоя», — советуют в Hugo.
- Старайтесь уложиться в полчаса
Наконец, любая встреча должна проходить именно в тот промежуток времени, в который она назначена. Лучшая продолжительность встречи — полчаса.
Ранее Inc. писал, что только менеджеры в среднем тратят до семи лет жизни в бесполезных совещаниях. В целом на них уходит до половины рабочего времени сотрудников, а треть времени, затрачиваемого на собрания, тратится на ненужные разговоры
Подпишитесь на Inc. в удобном вам сервисе: Facebook, VK, Telegram, Twitter, Instagram, Яндекс.Дзен, Google News или OK.
