Армия на удаленке: как платить зарплату дистанционным работникам в один клик (даже если их 2 млн)
По опросу Avast, почти каждый второй офисный сотрудник (47%) в России считает, что работа из дома гораздо продуктивнее. Тем не менее с удаленной работой связаны немалые риски: например, домашние компьютеры меньше защищены от взлома. Согласно тому же исследованию, безопасность коммерческой тайны — причина головной боли 13% опрошенных работодателей. Сами удаленщики часто сталкиваются с обманом и нестабильностью выплат: как правило, официально таких сотрудников оформляют редко. Что делать, если в компании 2 млн человек, которые работают по сети? Как оформить их всех официально и платить без перебоев? Опытом делится исполнительный директор сервиса официальной удаленной работы Workle Артем Поль.
Как оформить сотрудника
Оформление удаленных сотрудников регулируется статьей 312 ТК РФ. Есть 2 официальных варианта — работа по трудовому или по гражданско-правовому договорам. Что выбрать?
Для начала определите, какой объем работ берет на себя удаленный сотрудник. Гражданско-правовые отношения подходят в нескольких случаях:
1.
Работа по масштабному разовому проекту. Допустим, вы нашли подрядчика на разработку сайта. Вы не планируете долгосрочные трудовые отношения, поэтому гораздо удобнее заключить с ним гражданско-правовой договор.
2.
Работа контрактная и сдельная.
Вот случаи, когда предпочтительнее оформление по трудовому договору:
1.
Долгосрочная работа с закрытием должности.
2.
Необходимость отчетности и соблюдения трудовой дисциплины.
Кроме того, удаленный работник на трудовом договоре должен соблюдать требования трудовой дисциплины компании. За нарушения его можно уволить.
Как перечислить зарплату
Здесь начинаются проблемы: Трудовой кодекс прямо не регулирует сроки, порядок и размер оплаты удаленным работникам. В этом смысле даже трудовой договор не служит для сотрудника гарантией своевременной выдачи зарплаты. Советуем настаивать на максимально полном договоре. Не забудьте следующие пункты:
- график и объем работы;
- порядок выплат;
- объем компенсаций за оборудование, доступ к сети и так далее;
- условия отпуска и больничного.
По трудовому договору компания выплачивает зарплату удаленному сотруднику так же, как и обычному офисному. Работник указывает все необходимые данные (например ИНН, СНИЛС, номер счета), а бухгалтерия переводит деньги. Кроме того, все страховые взносы тоже находятся в зоне ответственности компании: это пенсионные отчисления, социальное и медицинское страхование, а еще НДФЛ и указанные выплаты на больничный и отпуск.
Кажется, несложно; но что делать, когда удаленных сотрудников много?
У нас на платформе удаленно работает больше 2 млн человек, и чтобы начать получать заработанное, нужно оформиться по гражданско-правовому договору и загрузить следующие данные:
- серия и номер паспорта РФ;
- скан-копию свидетельства ПФР;
- скан-копию ИНН;
- реквизиты банка.
Система будет знать, куда зачислять выплаты. Каждый из удаленных сотрудников сервиса получает выплаты нажатием одной кнопки. По регламенту компания начисляет деньги в течение 30 рабочих дней, но по факту автоматизация помогла добиться выплат в течение 5 суток.
Как автоматизировать бухгалтерию
«Подружите» между собой CRM-систему, сайт и 1C-систему с помощью модуля связки, разработанного специально под ваши задачи. Это позволит отладить каждый этап работы с пользователем: от заключения договора онлайн до автоматических выплат зарплаты. Кроме того, пользователь сможет при необходимости мгновенно получить справку 2-НДФЛ, без долгих ожиданий ответа бухгалтерии.
Сперва разработайте логику модуля обмена данных по API, которая обеспечивала бы бесшовную интеграцию всех процессов CRM-системы и 1С. Так вы сможете автоматизировать процесс расчета налогов, создания отчетов, хранения сведений, заполнения бланков и систему выплат по каждому пользователю.
Но вам все равно нужно будет продумать систему проверки данных. Например, на нашей платформе специальное дополнение «отсекает» пользователей, которые зарегистрировались просто так или ради изучения онлайн-курсов из раздела сайта «Обучение». Это нужно, чтобы не загружать платформу лишними данными. Если у вас есть похожая проблема со слишком большим количеством удаленных работников, предлагаем простое решение. Настройте передачу данных так, чтобы информация о пользователе автоматически считывалась только после удачно проведенной сделки.
Оптимизируйте и дважды проверьте систему
Для дальнейшей идентификации данных и безопасности информации разработайте специальный модуль, который присваивает каждому пользователю идентификатор в индивидуальном порядке. Это уникальное значение служит «закрытым ключом» к персональным данным, в том числе и при выводе средств. Еще напишите модуль, который обрабатывает прием реквизитов, сканов, модерацию, одобрение и передачу в 1С.
Уделите системе валидации информации особое внимание: это упростит опыт пользователя и позволит избежать ошибок. К примеру, наши сотрудники не сразу разобрались, как заполнять анкету с личными данными, а это критически важно для выплат. Доходило до того, что банк возвращал деньги пользователя, потому что не мог их ему отправить из-за неверных данных.
Мы добавили еще один фактор валидации. Теперь данные, которые заполняет пользователь, вроде строки «Имя», проверяются на отсутствие цифр. Еще система контролирует верность постоянно обновляемой базы существующих имен. В случае несовпадения и появления потенциальной ошибки заполненное поле проверяет оператор.
Автоматизация бухгалтерских процессов заняла у нас примерно полгода. Большая часть времени ушла на тестирование пропускной способности системы. Если вы знаете заранее, что количество удаленных работников, (а значит, и суммы выплат) будут немаленькими, перепроверьте систему даже не дважды, а трижды или четырежды. Кроме того, держите наготове запасной сервер на случай непредвиденных перегрузок. Он позволит увеличить емкость системы в 3–5 раз.
Автоматизация позволяет переключиться на более важные задачи вроде обеспечения высокого клиентского сервиса. Так, в нашей компании выводом средств миллионов сотрудников занимаются всего 2 человека. Они следят, чтобы деньги были перечислены вовремя, оптимизируют работу с партнерами и модерируют новых участников.
Может показаться, что автоматизация бухгалтерии — долгий и утомительный процесс. Тем не менее в долгосрочной перспективе она позволяет сэкономить деньги и время сотрудников. Кроме того, автоматизация поможет свести к минимуму долю случайностей и ошибок при заполнении данных и отточить внутренние процессы перевода и оформления в штат.
