Бизнес теряет 5% прибыли из-за воровства среди сотрудников — как защитить свое дело?
Владельцы бизнеса теряют в среднем 5% прибыли из-за того, что их сотрудники воруют. Делают это по-разному: официанты лакомятся икрой для гостей, а парикмахеры крадут дорогие шампуни из салонов красоты. Вот что нужно делать, чтобы свести риск быть обманутым персоналом к минимуму.
Владелец одного из московских ресторанов регулярно сталкивался с недостачей икры. Никак не получалось выяснить, куда она пропадала. Везде были установлены камеры, которые должны были исключить возможность воровства или сговора среди персонала. Однажды рабочие несли стремянку, чтобы поменять лампочку на кухне, случайно задели камеру и она немного повернулась. Теперь в поле зрения камеры попал холодильник. Владелец ресторана узнал, что официанты его открывают — якобы что-то достать — и, прикрываясь дверцей, едят икру ложкой прямо из контейнера.
Эта история — не редкость. Масштабы воровства на работе поражают. Ассоциация сертифицированных специалистов по расследованию хищений (ACFE) подсчитала, что из-за воровства сотрудников компании теряют в среднем 5% прибыли в год. Это особенно болезненно для малого бизнеса, который не может себе позволить сложную систему охраны. Поэтому именно в небольших компаниях в среднем воруют больше, уверяют исследователи. Как защитить свое дело от своих же сотрудников?
Контролируйте бизнес
Многие предприниматели пускают часть рабочих процессов на самотек: например, последняя ревизия на торговой точке проводилась в позапрошлом году, а продавцы самостоятельно определяют, кому и в каком размере предоставить скидку.
Ведите учет расходов и доходов и движения товаров: в ручном режиме (в тетрадке или таблице Excel) или автоматизированном, — сегодня для малого и микробизнеса доступны многие технологии, которые используют крупные компании (например различные программы для автоматизации рабочего места кассира).
Важно не удариться в другую крайность — перепроверять за подчиненным каждую цифру. Вы, с одной стороны, будете терять свое время и деньги, с другой — демотивируете сотрудника. Лучший выход в этой ситуации — автоматизировать рутинные задачи. Например, мы разработали онлайн-кассу, которая сама фиксирует все расходы и доходы, ведет товароучет, следит за работой кассиров. Это облачный сервис, поэтому предприниматель может контролировать бизнес-процессы с любого гаджета, из любого места в любое время. Подобные технологии позволяют не только снизить риски, связанные с персоналом, но и оптимизировать расходы, освободить время для важных задач. Другими словами — помогают бизнесу расти.
Еще один способ проконтролировать работу сотрудников — воспользоваться услугами тайного покупателя. Он поможет узнать не только о возможном обмане (например, если продавец пробивает на кассе более дорогой товар вместо купленного или не пробивает чек вообще), но и о том, как ваш персонал общается с клиентами.
Наконец, установите камеры видеонаблюдения на складе, в торговом зале и в кассовой зоне. На кассе важно использовать камеру с высоким разрешением, которая позволяет увеличить изображение, — это поможет проанализировать подозрительные операции, такие как отмена чека или введение кода товара вручную (кассир может вбить код более дорогого товара, а покупатель этого не заметит).
Есть ряд причин, почему парикмахер могла тайком спрятать бутылки шампуня, предназначенного для клиентов, в свою сумку. Ученые из австралийского Университета Картина проанализировали их и разделили на 3 тематические группы: возможность, рационализация и давление.
Возможность: работники воруют, потому что могут. Владелец бизнеса не следит за своими сотрудниками, все отвечают за всё, нет четкого разделения обязанностей, никто не несет ответственности за происходящее.
Рационализация: работники воруют, так как искренне верят, что на это есть уважительные причины. Они объясняют свое поведение так: «Мне на самом деле сейчас нужны эти деньги. Я верну их с зарплаты», «Мне платят меньше, чем следует» или «Компания заслуживает это, начальство плохо со мной обходится».
Давление: работники воруют в силу личных причин. Источником давления может быть что угодно — от финансовых проблем и увлечения азартными играми до нереальных сроков и целей, которые ставит перед сотрудником начальство.
Развивайте корпоративную культуру
Неоплачиваемые переработки, штрафы на каждом шагу, маленькие бонусы и зарплаты сотрудники считают воровством со стороны начальства. В таком случае воровство среди сотрудников может быть способом выразить неуважение в ответ. Создайте условия, в которых сотрудники будут ценить свое рабочее место больше, чем быструю выгоду.
Составьте план действий
Все участники ситуации должны заранее знать, что делать, если произойдет кража. Четко пропишите в договоре при приеме на работу, чем грозит виновнику проступок.
Другие сотрудники также должны знать, как им действовать, если они видят, как коллега подменяет товар или пытается продать свои услуги в обход компании. Составьте алгоритм, который позволит сотрудникам анонимно сообщить о своих подозрениях начальству.
По данным исследования ACFE, в 4 из 5 случаев владелец бизнеса узнает о воре от других сотрудников или партнеров. С момента первой кражи до того, как преступление будет раскрыто, проходит в среднем 18 месяцев.
Проверяйте сотрудников при приеме на работу
Внимательно изучите документы потенциального сотрудника. Запросите у кандидата характеристику с прошлого места работы. Спросите, может ли он дать контакты бывших коллег для рекомендаций. Попробуйте пообщаться с его бывшим руководителем.
Многие крупные компании составляют «черные списки» с именами бывших сотрудников, которых поймали на воровстве. Такие списки есть в открытом доступе. Но есть и закрытые базы, о которых стоит поинтересоваться у партнеров или конкурентов.
Потерянные деньги — не единственное, о чем стоит беспокоиться обманутому предпринимателю. Воровство среди сотрудников тянет за собой целый хвост печальных последствий.
- Моральный дух команды падает. Другие сотрудники чувствуют себя некомфортно, если их коллега позволяет себе воровать, а начальник позволяет это делать.
- Может пострадать репутация компании в глазах поставщиков, конкурентов, соискателей и бизнес-партнеров.
- Владелец бизнеса может излишне зациклиться на внутренних проблемах и перестать заниматься развитием бизнеса.
Подавайте пример
Некоторые компании, чтобы уйти от налогов, работают в «серой зоне». Украсть у того, кто крадет сам, проще, к тому же риск последствий ниже. Будьте примером для своих сотрудников — уважайте закон.
