Как масштабировать бизнес и не загубить свою компанию. 4 простых совета
Рост — закономерный этап в развитии каждой компании. Но к масштабированию нужно тщательно готовиться заранее. Цена ошибки высока: неверно выстроенные рабочие процессы или сбои в управлении могут окончиться крахом всего бизнеса. Вот несколько выстраданных советов, которые помогут вашей компании эффективно масштабироваться и не допустить фатальных просчетов.
Чем проще — тем лучше
Прежде чем приступить к масштабированию, приведите в порядок все внутренние процессы в компании. В первую очередь, максимально упростите всё, что может вызывать сложности у персонала и потребителей вашего продукта (от принятия управленческих решений — до процесса покупки на сайте). Любые согласования и лишние барьеры тормозят бизнес и замедляют рост: требуется больше встреч, объяснений, контроля и итераций. При масштабировании компании все эти сложности тоже разрастутся — в результате компания станет просто неповоротливой.
Особенное внимание следует уделить процессу оплаты за ваш товар или услугу: чем он проще — тем легче вам будет масштабироваться. Предложите пользователям самые разные способы расстаться с деньгами: Apple Pay, банковский перевод, SMS-платеж и т. д. Если клиенту было с вами легко и просто, он расскажет о своем успешном опыте друзьям и станет для вас добровольным «продавцом».
С чего можно начать? Составьте список всех процессов компании — формальных и неформальных. Если какие-то из них не описаны, поручите сделать это ответственным сотрудникам (скажем, HR-менеджер должен расписать онбординг персонала). И убедитесь, что каждый процесс согласован со всеми задействованными в нем службами. К примеру, в том же онбординге точно есть функция IT-отдела: при выходе нового сотрудника на работу ему должны выделить десктоп или ноутбук и подключить к корпоративным аккаунтам почты, CRM и файлового хранилища. А значит, в описание процесса следует включить порядок оповещения айтишников — чтобы они заранее подготовили нужное оборудование и организовали все доступы. Все сроки и ответственные должны быть прописаны четко и точно.
Избегайте в своих рабочих процессах размывания ответственности и коллективного участия. Любой «комитет» или «совет», принимающий решение — это излишняя бюрократизация. В каждом конкретном случае определите одного конкретного сотрудника, который принимает решение. А еще лучше — опишите «красные флажки», за которые выходить нельзя: во всех остальных ситуациях можно действовать без излишних согласований. К примеру, если новому сотруднику нужен ноутбук с типовой конфигурацией — надо просто по умолчанию выдать ему технику со склада без всяких резолюций и приказов. Пока процесс не выходит за «красные флажки» — ничего не должно ему мешать.
Ваша задача как руководителя — убирать лишние барьеры и препятствия, а не создавать новые. Сотрудникам вовсе не обязательно учить рабочие процессы наизусть — достаточно знать, где они могут ознакомиться с их описанием.
Сбросьте рутину на подчиненных
При масштабировании руководителю компании важно делегировать полномочия другим сотрудникам. Не будьте «узким горлышком» — дайте другим возможность проявить себя, даже если они иногда ошибаются (главное — следить, чтобы это не стало традицией).
Чтобы было, кому делегировать, нужно набирать в команду не просто исполнителей, а тех, кто способен решать задачи и более компетентен в своей области, чем вы сами. Идеально, когда все процессы выстроены так, что вам вообще не нужно в них вмешиваться — только контролировать, определять стратегию и повышать эффективность работы.
Что именно следует делегировать подчиненным? В первую очередь — трудоемкие и рутинные задачи, которые никак не влияют на рост компании: закупки, ввод данных, подготовку статистики, организацию файлов и внутренних систем. Всё, что лишает вас драйва и вызывает стресс — тоже нужно делегировать. При этом не стоит винить себя за то, что сбрасываете на подчиненных неприятные вам задачи. Просто спросите у сотрудников, кто из них готов взять на себя ту или иную функцию. Возможно, то, что изматывает руководителя, кому-то из членов команды покажется легкой прогулкой.
Очевидно, что делегировать нужно и те задачи, с которыми кто-то справится лучше вас (как бы ни было сложно это признавать). Но опять же, не забывайте о простом правиле «Доверяй, но проверяй». Важно наладить обратную связь со всеми сотрудниками, которым вы делегировали задачи, и убедиться, что вам доступна их понятная и прозрачная отчетность.
Сфокусируйтесь на самом важном
При масштабировании следует пересмотреть все задачи и процессы компании таким образом, чтобы она работала круглосуточно. Автоматизируйте всё что можно — чтобы клиент не ждал «следующего рабочего дня», а получил желаемое вне зависимости от времени суток. Часть вспомогательной работы можно распределить между аутсорсерами и фрилансерами, живущими в других часовых поясах: они смогут выходить на смену, когда ваши сотрудники будут спать. Но основные функции всё же не стоит отдавать на аутсорс — они должны оставаться внутри компании.
Когда компания распыляется на много задач или проектов, масштабироваться ей сложно. Поэтому важно фокусироваться на самом важном и не тратить время на лишнее. Как говорил Стив Джобс, «надо уметь тщательно выбирать и отказываться от сотен отличных идей». А если всё же хотите попробовать что-то новое — делайте это быстро и с минимальными усилиями. Но прежде убедитесь, что эта новация действительно сделает ваш бизнес лучше.
Когда все ваши усилия и внимание направлены на решение какой-то конкретной задачи, вероятность ошибки резко снижается (а значит, не придется ничего переделывать и тратить время). Если вы сфокусированы на чем-то конкретном — вы сделаете это гораздо лучше.
Измеряйте и анализируйте
Вы не можете эффективно масштабироваться без анализа ключевых показателей и эффективности компании. Какие каналы продаж работают лучше других? Сколько стоит привлечение одного клиента? Какова себестоимость услуги или продукта? На все эти вопросы следует отвечать в постоянном режиме.
Тщательно следите за тратами и их эффективностью: какие-то небольшие расходы при масштабировании могут разрастись и погубить вашу компанию.
Все решения лучше принимать на основе данных. Если что-то растет не так, как вам хочется — анализируйте до тех пор, пока не докопаетесь до причины. Затем меняйте процессы или закрывайте направление.
Как это лучше организовать? Определите для себя основные KPI или любые другие показатели, которые вы считаете важными и подлежащими измерению. Это могут быть количество новых клиентов, стоимость одного лида, конверсия контакта в продажу, выручка на одного сотрудника, число подписчиков в вашем Instagram, средний чек покупки. Можно измерить также количество е-мейлов, которые обрабатывает ваша служба поддержки, и за какое время клиенты получают ответ на почту.
Затем соберите все показатели в общий дашборд/приборную панель и настройте регулярный процесс сбора и накопления данных. Определите ответственных и не забудьте сделать эту информацию доступной для всех, кто от нее зависит. Например, сотрудники отдела продаж должны знать, кто из них сейчас лидирует, а кто — отстает. А дневная смена службы поддержки — понимать, насколько ее эффективность выше или ниже коллег, которые приступают к работе ночью. С помощью такой доступной всем членам команды системы показателей вы сможете оценивать деятельность каждого сотрудника и, при необходимости — мотивировать его.
