Забудьте про тайм-менеджмент, чтобы стать хозяином своей жизни
Концепций тайм-менеджмента в нашем распоряжении всё больше, а времени на разные задачи всё равно не хватает. Дела копятся, проекты горят, достижение одних целей влечёт за собой появление сотен других. Современный темп жизни таков, будто вы движетесь в автомобиле по скоростному шоссе и на ходу регулируете зеркала, занимаетесь английским, обедаете и заодно пытаетесь поменять масло и покрышки.
Иногда такая эквилибристика выглядит челленджем и даже вдохновляет. Но жить в этом режиме постоянно невозможно — и почувствовать удовлетворение от достигнутых результатов сложно.
Если мы хотим, чтобы пресловутая эффективность не падала, а стресс не накапливался, нужно навести порядок и расставить приоритеты.
Чтобы разобраться в хаосе, для начала стоит ненадолго забыть о тайм-менеджменте. Он нужен для рутинных задач, но не поможет глобально решить проблему нехватки времени.
Для большинства систем тайм-менеджмента человек — это машина по переработке минут. Исходя из того что в сутках 24 часа, стоит задача выжать из них максимум: меньше спать, быть активными и не прокрастинировать.
Но тут вспоминается фраза: «Лошадь в колхозе работала больше всех, но так и не стала председателем». В плане личной эффективности важны качественные, а не количественные показатели.
Поэтому перестаньте распределять минуты между задачами и суетиться. Представьте, что ваша жизнь (или ваш бизнес, как угодно) — это шахматная доска. Отстранитесь, окиньте её взглядом. И наведите порядок.
Разбираемся с приоритетами
Выделите стратегические цели. Они могут быть большими (открыть новую сеть магазинов, родить двоих детей или переехать жить в Лондон) и не очень (избавиться от храпа по ночам, улучшить своё время в забегах на сто метров). Чтобы определить, является ли цель стратегической, задайте себе простой вопрос: «Стану ли я по-настоящему счастливым, когда достигну её?» Если ответ положительный, цель имеет определяющее значение и её отмена или замена удаляют человека от счастья. Такая цель есть и вектор, и ресурс: двигаясь к ней, вы получаете подпитку от собственного интереса, «горения» — а потому вопрос с мотивацией не стоит.
Чётко представьте условия, при которых сможете достичь стратегических целей. Если подойдёте к делу формально, например сформулируете свой запрос как «вступить в брак» или «открыть магазин» и не пропишете другие важные обстоятельства (как, с кем, когда, где, какой и т. д.), — когда задача будет реализована, результат может вас разочаровать.
Избегайте «лжеважных» задач. Это, к примеру, обещание, которое само по себе мало что значит, но вы не успели реализовать его в срок, а потому повысили его приоритет и перевели в список ключевых. Или решили приобрести абонемент в фитнес-клуб и начать заниматься до конца января, а уже кончается февраль. Стратегические цели часто подменяются, если человек пытается искусственно изменить свою жизнь в соответствии с определённым шаблоном. Например, человек не читает «развивающую» литературу, в то время как в его сфере это делают все, и поэтому он тоже пытается себя заставить, чтобы быть в тренде.
Не откладывайте. Стратегические цели всегда подразумевают изменения в жизни, а мы подсознательно стремимся к балансу и комфорту. Часто люди, определив приоритеты, оставляют их на десерт, каждый новый день обещая себе разобраться с рутиной и гнетущими обязательствами, чтобы уже потом позволить себе заниматься счастьем.
Проведите ревизию — чтобы незавершённые дела перестали тревожить и мешать перейти к основным. Составьте список текущих задач, проставьте жёсткие сроки для самых необходимых, а от остальных просто избавьтесь. Вычеркните и забудьте. Так же стоит поступать и с новыми идеями и делами, которые выпадают из стратегического плана. Не вносите их в лист to do, не оценив прежде, стоит ли за них браться. Если можно не делать то, что не является частью вашего глобального плана, не делайте это.
Наводим порядок в обязательствах
Жизнь так устроена, что ежедневно мы должны выполнять сотни обязательств как по отношению к другим, так и к себе. Даже наши отношения со временем — сплошные обязательства. Невыполненные обещания порождают новые, множится количество дел, неудовлетворённость растет. Поэтому, наводя порядок в ежедневных делах, стоит придерживаться определённых правил, чтобы взять под контроль свои ресурсы.
Давайте обещания только тогда, когда это необходимо. И тем, кто действительно важен в соответствии с вашим «генеральным планом» и приоритетами.
Давая обещания, трезво оценивайте свои ресурсы. Мы склонны переоценивать собственные возможности и недооценивать сложность проектов, за которые берёмся. Такая оценка — это навык, и его можно развивать, в частности, если выполнять задачи с временным трекером и анализировать результаты.
Оценивая время на выполнение того или иного обещания, оставляйте себе небольшой временной зазор. Если готовы сделать работу за неделю, возьмите хотя бы две. Всегда лучше выполнить обещание в срок или даже раньше, чем опоздать. Кроме того, всегда есть шанс, что параллельно могут возникнуть другие обязательства, которые от вас не зависят, — и эти объективные причины создадут аврал, стресс на пустом месте.
Регулярно проводите ревизию обязательств и оценивайте, зачем и почему вы под ними подписываетесь. Возможно, некоторые из них вы выполняете по привычке: идёте на уступки и становитесь жертвой манипуляций. Вместе с тем такие действия — особенно если не приносят удовлетворения или совершаются «для галочки» — несут с собой негатив и лишь увеличивают стресс, которого и так немало.
Страх невыполнения обязательств — один из самых мощных социальных страхов. Ещё в первобытные времена, когда только появились зачатки современного общества, люди уже разделяли обязанности внутри групп. Те, кто их игнорировал, становились изгоями в племени, что было равносильно смерти. И в наши дни мы боимся оказаться вне определённой группы, круга (в узком смысле это может быть и семья, пара), нарушив одно из обязательств. Поэтому умение трезво оценивать силы на этапе договорённостей и говорить «нет» лишним обещаниям — одно из самых важных на пути к счастливой жизни.
Дозируем общение
Наша жизнь состоит из коммуникаций. Лишнего и съедающего энергию общения на самом деле много — сведите его к минимуму. Систематизируйте общение, распределив усилия и внимание в соответствии с парадигмой задач. Когда ещё только формируете стратегические цели — продумайте, кто и как может помочь вам их достигнуть.
Общайтесь в почте и мессенджерах сначала с теми людьми, которые могут существенно помочь в решении стратегических задач, а не в хронологическом порядке и не тогда, когда появляются новые сообщения. Деловая переписка, которая выглядит полезной, — тот еще сжигатель времени и усилий. В среднем, на неё тратится около двух часов в день в обычной компании, и это много. Кол Ньюпорт в книге So Good, They Can’t Ignore You даёт советы, как свести ненужные движения к минимуму. Так, все описания, стандартные фразы и предложения легко загнать в шаблоны Gmail. Помимо этого, можно хорошенько настроить спам-фильтры и не пытаться формировать в почте перечень дел. Эти советы применимы и для переписки в многочисленных мессенджерах.
По возможности избегайте общения с токсичными людьми. Продумывайте заранее стратегию поведения, если коммуникации не избежать, чтобы отстоять свои личные границы, не выйти из состояния равновесия. Особо опасны такие люди потому, что нередко им удается обесценивать чужие планы и действия, «съедать» энергетику и вдохновение.
Когда планируете что-либо и оцениваете, сколько времени предстоит потратить, учитывайте участие других людей и тот факт, что перед ними стоят свои цели и задачи, которые часто не пересекаются с вашими. А потому оставляйте временные зазоры и для них тоже, чтобы сдвинутые сроки и перенесённые встречи не обернулись полным хаосом.
Сосредотачиваемся на важном
Главный пожиратель времени и внимания — смартфон с его приложениями. Экран красочный, на нём постоянно всплывают уведомления, происходит что-то интересное, новое и броское — но часто совершенно не важное для нас. Бизнес использует нейропсихологию, чтобы управлять нашим вниманием. Приложения, как купцы на ярмарке, идут на разные ухищрения, чтобы привлечь нас.
Преувеличение во всём стало нормой, с которой мы согласились. И, по сути, вся современная маркетинговая машина работает над тем, чтобы завладеть нашим вниманием. Как результат, внимание уходит на то, чтобы хорошо выглядеть в глазах окружающих, вести себя «правильно», выглядеть успешными/модными/стильными.
В те периоды, когда важно сконцентрироваться на задаче, исключите отвлекающие факторы. Можно провести простой эксперимент — переключить дисплей смартфона в чёрно-белый режим. И его содержимое уже перестанет быть таким привлекательным. Если отключить уведомления — будете отвлекаться ещё меньше.
Чтобы помочь себе перестать отвлекаться в течение дня, задайте себе простой вопрос: «На чём мое внимание было по-настоящему сосредоточено сегодня?» Если вы расставите приоритеты в соответствии с настоящими целями, о которых мы говорили выше, ответы помогут разобраться с проблемой.
Каждый раз, когда происходит нечто, что уводит вас в сторону, напоминайте себе, что для вас это событие не является значимым.
Можно также пользоваться специальными тренажёрами, тренирующими внимание, — в интернете их немало. И не забывайте, что внимание — ресурс тоже ограниченный и если растрачивать его бездумно, то на действительно важные вещи его уже не хватит.
Фокусируем внимание на себе
От физического самочувствия в немалой степени зависит эффективность, удовлетворённость и личностный рост. Чтобы выполнить важные задачи, нужен фокус, а для него нужна сила воли — исчерпаемый ресурс, который постепенно истощается. Для его возобновления достаточно отдыхать, заботиться о себе, чувствовать себя комфортно.
Силу воли, как мышцу или навык, можно натренировать. В книге Келли Макгонигал «Сила воли» можно найти советы и упражнения для развития и укрепления силы воли.
Во всём, что вы делаете, важно сохранять равновесие и ровное дыхание: не гордиться слишком кратковременными успехами, не реагировать бурно на неудачи, избегать импульсивных поступков, не слишком баловать себя, не прокрастинировать.
Регулярные медитации, дыхательные упражнения, полноценный отдых и правильное питание помогут в создании идеального биохимического и энергетического баланса — подпитки для вашей силы воли.
Не запускайте здоровье и не забывайте о правильном питании и хорошем сне. Результаты 153 исследований с участием более 5 млн человек чётко указывают на связь недостатка сна с диабетом, высоким давлением, заболеваниями сердечно-сосудистой системы, ишемической болезнью и ожирением. Также отмечена связь недосыпа с пониженной мозговой активностью и даже, в отдалённой перспективе, со слабоумием.
Спорт должен приносить пользу и быть в радость. При различных стрессах нередко «прописывают» спорт. Но не любые физические нагрузки подойдут тем, кто испытывает мощное давление обстоятельств в рутине. Учёные провели исследования о влиянии физических нагрузок на центральную нервную систему, и их результаты показали, что воздействие, которое оказывает на ЦНС чрезмерное увлечение спортом («перетренированность»), по симптоматике схоже с картиной, наблюдаемой у пациентов с клинической депрессией. И лучше отдать предпочтение видам, ориентированным на восполнение энергии, которые задействуют не только мышечную систему, но и нервную. Важно не просто получать нагрузки, но и включать мозг.
Главный рецепт эффективности есть рецепт счастья, и он таков: жить в гармонии с внутренним состоянием и внешними обстоятельствами и не растрачивать ресурсы на ненужное. Воплотить этот рецепт в жизнь не так сложно, как кажется, и все перечисленные выше пункты призваны в этом помочь. Конечно, по каждому из них можно найти причину, которая мешает реализовать его сейчас, в ближайшее время.
Но если вы однажды не откажетесь от множества «если бы», заменив их на «да, безусловно», ваше личное счастье может так и остаться в папке «Отложенные». Решение принимать вам.
