Дневник предпринимателя: как мы сократили рабочую неделю до четырёх дней и сохранили выручку
В команде коммуникационного агентства why_effect 30 миллениалов — сценаристов, дизайнеров, тренеров, операционных менеджеров и менеджеров по развитию. В потоке работы со смыслами однажды мы поняли, что у нас физически не остаётся времени, чтобы остановиться и обсудить командную работу, разрешить конфликты, научиться на своих и чужих ошибках, качественно отрефлексировать прошедшую неделю. Мы отказались от одного рабочего дня в неделю — перешли на график «4+1»: с понедельника по четверг занимаемся клиентскими проектами, а в пятницу учимся новому, даём обратную связь и прокачиваем профессиональные навыки. И вот как внедрение «пятницы развития» повлияло на выручку компании, качество продуктов и команду.
Почему мы на это решились
Мы узнали о существовании формата «4+1» из интервью Ринардаса Года, владельца компании Tegra. В начале октября 2018 мы с партнёрами Амиром Абдуллаевым и Ильей Змиенко поехали в Сингапур на NoGuru Forum — открытую стратегическую сессию по созданию видения будущего компании. Там лично познакомились с Ринардасом и подробнее узнали о формате.
К этому моменту у нас созрела потребность разрешить накопившиеся конфликты и укрепить отношения в команде, повысить уровень осознанности и ответственности каждого за конечный результат и развитие компании в целом. Еще было важно создать среду непрерывного обучения, внедрить agile-планирование и усилить прозрачность, чтобы каждый понимал роль и загрузку других членов команды.
Поэтому мы начали тестировать формат «4+1», как только вернулись из Сингапура в Москву. «Днём развития» выбрали пятницу из практических соображений: с клиентами плотно работаем вторник, среду и четверг. В пятницу общаемся меньше, поэтому наше отсутствие почти безболезненно сказывается на работе. Понедельник — тоже вариант.
Форматы групповой работы на «пятнице»
В пятницу на 80% занимаемся ситуативным обучением. Если видим систематические проблемы, которые возникают у команды на проектах, сразу отрабатываем навык. Например, так было с темой клиентского сервиса или правил ведения встречи.
Разумеется, ребята учатся не только в пятницу. Мы ходим на внешние мастер-классы, проходим интенсивы, читаем книги и осваиваем новые программы.
Первые пятницы развития выглядели так:
- 1-2 тренинга по профессиональному и личному развитию;
- action space: совместное решение проблем, которые видит команда;
- ретроспектива и планирование недельного спринта в командах;
- обратная связь друг другу за прошедшую неделю;
- рефлексия по итогам дня.
Раньше собирались в пятницу целой командой на «тренировки» — учились публичным выступлениям, изучали правила деловой переписки и защиты проектов. Навыкам, которые нужны всей команде.
В 2019 году фокус сместился на самостоятельное развитие команд — сценаристов и редакторов, дизайнеров, менеджеров. Это помогает им качать узкопрофессиональные навыки, которые нужны в их роли, но не так актуальны для других.
Вместе с «пятницей» внедрили 4-дневные спринты: рефлексируем по прошедшей неделе и планируем задачи на новую в Trello.
Action space
Используем формат, в котором ребята сами заявляют проблемные зоны: от немытой посуды в офисе до распределения ответственности на проекте. Внутри команды делимся на группы — в них обсуждаем насущные проблемы и способы решения. Договариваемся о следующих шагах и начинаем действовать. В следующую пятницу оцениваем результат — о нём сообщает человек, который инициировал обсуждение проблемы.
Action space использовали на первых 2-3 пятницах — сразу обсудили накопленные недоговоренности и разрешили ключевые проблемы, требующие совместного обсуждения. Пока что потребность в формате отпала — небольшие затруднения люди научились обсуждать самостоятельно за рамками «пятницы». В этом помогла в том числе регулярная обратная связь.
Тренинги
Проводим обучение под задачи, которые актуальны на данном этапе развития людей и компании:
- личная эффективность: управление энергией, вниманием и временем;
- сценарии: интервьюирование, структурное и креативное мышление, редактура текста;
- дизайн: визуализация данных, создание концептов, вёрстка и анимация, прокачка в новых форматах визуальных коммуникаций;
- общение: публичные выступления, встречи с клиентами, защита проекта, организация командной работы, деловая переписка.
Приглашаем внешних экспертов и выступаем сами — проходим тренинги, читаем книги, а после проводим зеркальные мастер-классы — делаем обучение для команды. Большая часть ребят уже попробовала себя в роли ведущих — каждый желающий может поделиться знаниями на одной из пятниц, заранее заявив тему.
Симуляция реальных ситуаций с клиентами
Проводим «реальные тренировки». В январе защищали креативную концепцию для дилерской конференции. Разделили ребят на проектные команды, выслали вводные, провели часовой брифинг. Я выступал в роли клиента. Всю пятницу ребята готовились, а вечером защищали свои идеи. После давали обратную связь друг другу.
Обратная связь и рефлексия
В пятницу 1 час выделяем, чтобы дать друг другу позитивную и дифференцирующую обратную связь. Это помогает взглянуть на себя со стороны и увидеть, как проявляешься в моменте.
В конце дня оставляем время на общую рефлексию: командой собираемся в кругу, делимся впечатлениями. После рефлексии обнимаемся: берем друг друга за руки и закручиваемся в «рулетик».
По включённости в работу на «пятнице» сразу видно, кто в компании готов к изменениям и работе над собой, а кто — нет.
Можно вывести «среднюю температуру по больнице» и понять, на какой стадии развития сейчас находится каждый член команды и компания в целом.
Результаты за 4 месяца
Команда:
- построили культуру обратной связи;
- разрешили накопленные конфликты и улучшили отношения между людьми;
- каждый начал работать над индивидуальным планом развития и сделал первую версию;
- создали среду непрерывного обучения;
- организовали безопасное пространство, где каждый честно делится тем, что чувствует и думает, — это сплотило команду и укрепило веру в компанию.
Проектная работа:
- внедрили спринты — рефлексируем и планируем задачи на 4 дня. в конце каждого спринта рефлексируем, что сделано/не сделано и почему;
- выручка не изменилась, несмотря на минус 1 день, но прогнозируем, что вскоре начнёт расти, — для этого и инвестируем в пятницу;
- разработали методологию ведения проектов: договорились о роли и ответственности каждого, — это повысило качество конечных продуктов;
- построили культуру взаимопомощи: люди больше работают в командах, меньше по одному, — лечим «болезнь» миллениалов.
О чём подумать перед внедрением
Если будете решать похожие проблемы внедрением «4+1», заранее продумайте, кто будет лидировать процессы — разрабатывать программу обучения, вести «пятницу». В нашей команде каждый отвечает за собственное развитие, но партнёры и лидеры команд помогают работать с возникающими трудностями и не сойти с пути осознанного развития.
Это может быть временный шаг — на 2 месяца или на год. Это может быть не пятница, а суббота, понедельник или среда. Главное, на старте чётко понимать, зачем вам нужен этот день и на какой период времени внедряете такую систему работы.
Не бойтесь, что люди в команде станут работать меньше. Давайте будем честными — они и так не работают :-). Шучу, — но вряд ли каждый эффективно использует все 40-60-120 часов в неделю. Инвестируйте время и деньги в построение отношений и развитие — и увидите, что продуктивность команды значительно вырастет. А там и финансовые результаты не заставят себя ждать.
