За счет заведения. Почему бухгалтер должен быть в штате
Сеть кофеен Jeffreys запустили в марте 2014 года в виде тайм-кофейни, где гости платят за время, а напитки и десерты можно взять бесплатно. В новом месте делали ставку на сервис и качество кофе. За 5 лет компания выросла до сети из 15 заведений, отказалась от платы за время, запустила франшизу. С ростом компании выяснилось, что бухгалтерия на аутсорсе — не лучший вариант для стабильного бизнеса. В мае 2017 года, после сдачи налоговой отчетности, основатели кофейни это осознали. Вот с какими проблемами они столкнулись и почему наняли в штат первого бухгалтера.
Бухгалтер и минус 1,5 млн руб.
Мы не боимся называть себя качественной попсой, активно внедряем технологии и любим партизанский маркетинг. Мы росли за собственные деньги, поэтому всегда стремились к получению прибыли здесь и сейчас, ведь «в долгосрочном периоде мы все умрем» (Джон Кейнс).
Кофейный бизнес состоит из множества мелких и специфичных деталей, поэтому бухгалтерский учет играет в нашем бизнесе важную роль. В маркетинге вы можете «слить» бюджет, а в бухгалтерии заложить бомбу замедленного действия, даже если платите все налоги, — тут многое поставлено на карту.
В апреле 2017 года, когда наступило время для уплаты налогов, мы столкнулись с отсутствием в бухгалтерской базе части первичных документов, особенно тех, что касались наличных платежей.
Например, так было с поставками из Metro, который очень нелоялен к безналичным расчётам, с уборкой, где мы часто договаривались на местах, и с промоутерами. Для этих задач в кофейне собиралась первичная бухгалтерская документация, которая затем передавалась бухгалтерии.
В нашем случае далеко не вся документация вбивалась в базу 1С — видимо, наш подрядчик решил сэкономить время на обслуживание. В результате не было учтено расходов на 1,5 млн руб. Часть документов мы, конечно, восстановили, но все равно потеряли около 110 тыс. руб. из-за искусственно образовавшейся прибыли — это примерно 9 тыс. руб. в месяц.
Блокировка в налоговой
В июне 2016 года, когда мы открывали точку «кофе с собой» на Пушкинской, по требованию налоговой заблокировали около 190 тыс. руб. на нашем счете, а затем и сам счёт, потому что на нем оставалась меньшая сумма. За 4 дня до открытия мы не могли довнести деньги, оплатить оборудование и поставки.
Оказалось, налоговая изменила реквизиты, аутсорсинговая компания это вовремя не отследила (и это была не главная проблема). Самым печальным в данной ситуации стало то, что разблокировкой мы занимались самостоятельно, не имея ни знаний, ни опыта. Именно в тот момент мы не отказались от аутсорсинга (это была ошибка), но хотя бы начали над этим задумываться.
Когда у вас нет доступа к бухгалтерской базе, вы не контролируете ситуацию, но это только часть проблемы. Страшнее то, что аутсоринговая компания не может оперативно вам помочь, физически находясь в другом городе.
Воровство персонала
При неграмотном ведении управленческой отчетности деньги будут утекать сквозь пальцы. Аутсорсинговые компании не предлагают услуги по формированию управленческой отчетности для общепита, потому что им это невыгодно: нужно слишком глубокое погружение в бизнес. Как следствие, задача решается вами. Можно по-разному оценивать личное время, но в нашем случае, с учётом затрачиваемого времени, тратилось от 12 тыс. руб. до 15 тыс. руб. в месяц.
Кроме того, аутсорсинговые компании не предлагают одну еще более важную услугу: контроль над кассовой дисциплиной — или, попросту, воровством.
Для этого нужны проверки списаний, личное проведение инвентаризаций и внезапные проверки. Как сказал один успешный ресторатор: «Если вы не знаете, ворует персонал или нет, то он ворует». В марте 2015 года при выручке в 800 тыс. руб. у нас украли около 200 тыс. руб., но в тот момент мы еще были неопытными и решили не нанимать бухгалтера.
Отсутствие важного звена в команде
Возможно, удаленная работа и подходит для IT-компаний, но в общепите, где бухгалтер принимает активное участие в жизни компании, это утопия. Кофейный бизнес полон деталей — десятки поставщиков, множество списаний; идет ежедневная работа, ломается оборудование — во всём хитросплетении этом сложно разобраться удаленно.
Если мы проводим скидочную акцию, то бухгалтер добавляет нужные кнопки в кассу, следит за правильным учетом всех расходов, даёт инструкции территориальным управляющим. Бухгалтер участвует в совещаниях, ежедневно встречается с персоналом, решает проблемы сбоев. Наконец, сам факт его присутствия благотворно влияет даже на несмежный персонал вроде дизайнера, который теперь несколько раз проверит, не завалялись ли pos-материалы на складе, прежде чем их повторно распечатать.
Что мы сделали
Мы примерно оценили все издержки аутсорсинга бухгалтерии в расчёте на месяц:
- оплата услуг компании — 21 тыс. руб.;
- издержки из-за отсутствия первичной документации — 9 тыс. руб.;
- необходимость самостоятельного ведения управленческой отчетности — 12 тыс. руб.;
- прочие издержки (отсутствие прозрачности, ответственности, худшее принятие решений из-за удаленной работы) — очень условные 10-15 тыс. руб. в месяц.
Мы приняли решение нанять собственного бухгалтера на неполный день за 35 тыс. руб. Это был специалист из крупнейшего ресторанного холдинга, который дважды в неделю появлялся у нас в офисе, был на связи, разгреб авгиевы конюшни и наладил ежемесячную отчётность.
С тех пор прошло 15 месяцев, мы открыли 2 собственных заведения, а в силу активного развития франчайзинга (7 новых заведений за последний год) наняли бухгалтера на полный день. Мы разобрались в отчетности, стали держать руку на пульсе и сейчас работаем над амбициозной задачей — построение системы ежедневного учёта. В дальнейшем, с учётом усиления IT, мы планируем перейти на аналитику в реальном времени — за этим будущее. Все это было бы невозможно при аутсорсинге.
Если подытожить, то мы не утверждаем, что наш опыт уникальный. Мы утверждаем, что при наличии сложной специфики, как в общепите, эффективней воспользоваться услугами штатного бухгалтера.
